Privatrechnung schreiben in Österreich - Anleitung & Vorlage

Beispiel: Privatrechnung

So sieht eine fertige Privatrechnung aus - in diesem Fall verkauft Max Mustermann eine gebrauchte Uhr und verrechnet Nachhilfestunden:

Vorlage: Wir haben eine kostenlose Privatrechnung-Vorlage als Word-Datei erstellt - zum Herunterladen und Ausfüllen.

Wann darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Grundsätzlich darfst du als Privatperson jederzeit eine Rechnung (Privatrechnung) ausstellen. Typische Anlässe:

• Verkauf gebrauchter Gegenstände - Möbel, Elektronik, Fahrrad, Auto
• Gelegentliche Dienstleistungen - Nachhilfe, Gartenarbeit, Umzugshilfe, Babysitting
• Einmalige Aufträge - z.B. ein Bekannter bittet dich, seine Website zu gestalten

Eine gesetzliche Pflicht, als Privatperson eine Rechnung auszustellen, gibt es nicht. Wenn der Käufer aber eine Rechnung verlangt (z.B. für seine eigenen Unterlagen), solltest du eine ausstellen.

Wichtig: Eine Privatrechnung ist keine Rechnung im Sinne des UStG (§ 11 UStG). Die formalen Pflichtangaben für Unternehmer gelten für dich nicht. Trotzdem sollte deine Rechnung vollständig und nachvollziehbar sein.

Was muss auf einer Privatrechnung stehen?

Auch wenn es keine gesetzlichen Pflichtangaben gibt, sollte deine Privatrechnung folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers (du)
• Name und Adresse des Empfängers
• Datum der Rechnung
• Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Menge und Einzelpreis
• Gesamtbetrag
• Hinweis auf Privatverkauf - z.B. "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Privatverkauf"

Nicht erforderlich:

• Fortlaufende Rechnungsnummer (nur für Unternehmer Pflicht)
• UID-Nummer
• Steuernummer

Tipp: Mit unserem kostenlosen Privatrechnung-Generator erstellst du eine korrekte Privatrechnung in wenigen Minuten - ohne Anmeldung, als PDF zum Herunterladen.

Umsatzsteuer: Finger weg!

Als Privatperson darfst du keine Umsatzsteuer (USt) ausweisen. Du bist kein Unternehmer im Sinne des UStG und hast daher weder das Recht noch die Pflicht, USt zu verrechnen.

Achtung - teurer Fehler: Wenn du trotzdem USt auf deiner Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 11 Abs. 14 UStG - "Steuerschuld kraft Rechnungslegung"). Das heißt: Du musst die USt abführen, obwohl du gar kein Unternehmer bist. Dieser Fehler lässt sich nur durch eine Rechnungsberichtigung und Zustimmung des Finanzamts korrigieren.

Deine Privatrechnung sollte daher immer den Vermerk enthalten: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Privatverkauf/-leistung."

Steuerfreigrenzen in Österreich

Nicht jeder Privatverkauf ist automatisch steuerfrei. In Österreich gelten mehrere Freigrenzen - je nach Situation:

730 Euro - Veranlagungsfreibetrag (§ 41 Abs. 3 EStG)

Wenn du angestellt bist und nebenbei Einkünfte aus Privatverkäufen oder gelegentlichen Leistungen erzielst: Bis 730 Euro pro Jahr bleiben diese steuerfrei. Aber Vorsicht - das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Verdienst du 731 Euro, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.

440 Euro - Spekulationsgeschäfte (§ 31 EStG)

Kaufst du etwas und verkaufst es innerhalb eines Jahres mit Gewinn weiter, handelt es sich um ein Spekulationsgeschäft. Bis 440 Euro Gewinn pro Jahr bleibt das steuerfrei.

Ausnahme: Gebrauchsgegenstände des täglichen Lebens (Möbel, Kleidung, Haushaltsgeräte) fallen grundsätzlich nicht unter Spekulationsgeschäfte - egal wann du sie verkaufst.

220 Euro - Gelegentliche Leistungen (§ 29 Z 3 EStG)

Einkünfte aus gelegentlichen Vermittlungen oder der Vermietung beweglicher Sachen sind bis 220 Euro pro Jahr steuerfrei.

Wichtig: Alle drei Grenzen sind Freigrenzen - wird der Betrag auch nur um einen Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.

Wann wird es gewerblich?

Wenn du regelmäßig verkaufst oder Dienstleistungen anbietest, kann das Finanzamt deine Tätigkeit als gewerblich einstufen. Entscheidend ist das Gesamtbild - drei Kriterien nach der Gewerbeordnung (§ 1 GewO):

1. Selbständig - auf eigene Rechnung und Risiko
2. Regelmäßig - nachhaltig, wiederholt oder mit Wiederholungsabsicht
3. Ertragserzielungsabsicht - du willst damit Geld verdienen

Typische Warnsignale:

• Du kaufst Waren gezielt zum Weiterverkauf ein
• Du verkaufst regelmäßig über Plattformen wie Willhaben
• Du bietest dieselbe Dienstleistung wiederholt an
• Du machst aktiv Werbung

Was privat bleibt:

• Einmaliger Verkauf persönlicher Gegenstände (auch teurer - z.B. ein Auto)
• Gelegentliches Entrümpeln und Verkaufen
• Einmalige Gefälligkeitsleistungen

Wird deine Tätigkeit als gewerblich eingestuft, brauchst du einen Gewerbeschein, musst dich beim Finanzamt anmelden (Betriebseröffnung) und bist SVS-pflichtig. Die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG, bis 55.000 Euro Jahresumsatz) befreit dich dann von der USt, aber nicht von der Einkommensteuer.

Tipp: Seit 2023 melden Online-Plattformen (Willhaben, eBay, Vinted) deine Verkaufsdaten an das Finanzamt (DAC7/DPMG). Die Finanzverwaltung hat damit Einblick in deine Verkaufsaktivitäten.

Häufige Fehler bei Privatrechnungen

• USt ausgewiesen - Der teuerste Fehler. Du schuldest den Betrag dem Finanzamt, auch wenn du kein Unternehmer bist.
• Fehlende Angaben - Ohne Name, Adresse und Beschreibung ist die Rechnung im Streitfall wertlos.
• Gewerbegrenze übersehen - Regelmäßiges Verkaufen wird vom Finanzamt als gewerblich eingestuft. Die Grenze ist fließend.
• Freigrenzen verwechselt - 730, 440 und 220 Euro gelten für unterschiedliche Einkunftsarten. Und es sind Freigrenzen, keine Freibeträge.
• Keine Aufbewahrung - Bewahre Kopien deiner Privatrechnungen auf, besonders wenn du dich den Freigrenzen näherst.