Privatrechnung schreiben in Österreich - Angaben & Vorlage

Beispiel: Privatrechnung

So sieht eine fertige Privatrechnung aus - in diesem Fall verkauft Max Mustermann eine gebrauchte Uhr und verrechnet Nachhilfestunden:

Die kostenlose Privatrechnung-Vorlage als Word-Datei gibt es zum Herunterladen und Ausfüllen.

Wann darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Grundsätzlich darfst du als Privatperson jederzeit eine Rechnung (Privatrechnung) ausstellen. Typische Situationen sind:

• Verkauf gebrauchter Gegenstände - Möbel, Elektronik, Fahrrad, Auto
• Gelegentliche Dienstleistungen - Nachhilfe, Gartenarbeit, Umzugshilfe, Babysitting
• Einmalige Aufträge - z.B. ein Bekannter bittet dich, einen Flyer zu gestalten

Eine gesetzliche Pflicht, als Privatperson eine Rechnung auszustellen, gibt es aber nicht. Wenn der Käufer jedoch eine Rechnung verlangt (z.B. für seine eigenen Unterlagen), solltest du eine ausstellen.

Eine Privatrechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 11 UStG. Die formalen Pflichtangaben für Unternehmer gelten für dich nicht. Trotzdem sollte deine Rechnung vollständig und nachvollziehbar sein.

Für einfache haushaltstypische Arbeiten im Privathaushalt (Gartenarbeit, Reinigung, Kinderbetreuung) ist in Österreich der Dienstleistungsscheck vorgesehen. Wird die Arbeit darüber abgerechnet, handelt es sich um ein Dienstverhältnis und nicht um eine Privatrechnung.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung an ein Unternehmen stellen?

Ja. Für einen echten Privatverkauf oder eine einzelne private Leistung darfst du auch einem Unternehmen eine Rechnung stellen. Dass der Empfänger eine Firma ist, macht deine Tätigkeit an sich noch nicht gewerblich. Entscheidend ist, ob du selbständig, regelmäßig und mit Ertragsabsicht tätig wirst (die Kriterien stehen weiter unten).

Auf die Rechnung gehören Name und Adresse beider Seiten, das Datum, eine Beschreibung der Ware oder Leistung, Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag. Umsatzsteuer darfst du auch hier nicht ausweisen, eine UID-Nummer brauchst du nicht. Für das Unternehmen ist deine Rechnung trotzdem ein Beleg, den es verbuchen kann. Verlangt der Empfänger eine fortlaufende Rechnungsnummer, kannst du eine vergeben, verpflichtet bist du dazu nicht.

Was muss auf einer Privatrechnung stehen?

Auch wenn es keine gesetzlichen Pflichtangaben gibt, sollte deine Privatrechnung folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers (du)
• Name und Adresse des Empfängers
• Datum der Rechnung
• Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Menge und Einzelpreis
• Gesamtbetrag
• Hinweis auf Privatverkauf - z.B. "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Privatverkauf"

Nicht erforderlich:

• Fortlaufende Rechnungsnummer (nur für Unternehmer Pflicht)
• UID-Nummer
• Steuernummer

Mit unserem kostenlosen Privatrechnung-Generator erstellst du eine korrekte Privatrechnung in wenigen Minuten - ganz ohne Anmeldung oder versteckte Kosten.

Darf ich auf einer Privatrechnung Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Als Privatperson darfst du keine Umsatzsteuer (USt) ausweisen. Du bist kein Unternehmer im Sinne des UStG und hast daher weder das Recht noch die Pflicht, USt zu verrechnen.

Weist du trotzdem einen Steuerbetrag gesondert aus, schuldest du diesen Betrag nach § 11 Abs. 14 UStG ("Steuerschuld kraft Rechnungslegung") - auch wenn du gar kein Unternehmer bist. Eine Berichtigung ist möglich, wirkt aber nicht rückwirkend. Du musst die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigen und die Gefährdung des Steueraufkommens rechtzeitig und vollständig beseitigen (UStR 2000 Rz 1771). Lass einen solchen Fall am besten steuerlich prüfen.

Deine Privatrechnung sollte daher immer den Vermerk enthalten: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Privatverkauf/-leistung." Kostenlose Tools wie der Privatrechnung-Generator von facturo setzen genau diesen Vermerk automatisch auf das PDF.

Wann ist eine Privatrechnung in Österreich steuerfrei?

Die Privatrechnung selbst entscheidet nicht über die Steuerpflicht. Maßgeblich sind die Art der Einnahme, der Zeitraum zwischen Kauf und Verkauf, deine übrigen Einkünfte und die Frage, ob die Tätigkeit bereits gewerbsmäßig ist.

Die drei Beträge gelten für unterschiedliche Einkunftsarten und lassen sich nicht gegeneinander aufrechnen. 440 und 220 Euro sind Freigrenzen - wird der Betrag auch nur um einen Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Die 730 Euro sind dagegen ein Freibetrag, der schrittweise abschmilzt.

730 Euro - Veranlagungsfreibetrag (§ 39 Abs. 5 EStG)

Bist du angestellt und erzielst nebenbei Einkünfte, die nicht lohnsteuerpflichtig sind, wird davon ein Veranlagungsfreibetrag von bis zu 730 Euro abgezogen. Zwischen 730 und 1.460 Euro sinkt der Freibetrag schrittweise. Er vermindert sich um jenen Betrag, um den die anderen Einkünfte 730 Euro übersteigen. Bei 1.000 Euro anderen Einkünften beträgt der Freibetrag zum Beispiel 460 Euro; 540 Euro werden in die Veranlagung einbezogen. Ab 1.460 Euro entfällt der Freibetrag vollständig.

Davon zu unterscheiden ist die Pflichtveranlagung. Übersteigen deine anderen Einkünfte 730 Euro, bist du zur Veranlagung verpflichtet (§ 41 Abs. 1 Z 1 EStG). Derselbe Betrag steht also in zwei verschiedenen Regeln.

440 Euro - Spekulationsgeschäfte (§ 31 EStG)

Kaufst du etwas und verkaufst es innerhalb eines Jahres mit Gewinn weiter, handelt es sich um ein Spekulationsgeschäft. Bis 440 Euro Gewinn pro Jahr bleibt das steuerfrei.

Nach Ablauf der einjährigen Spekulationsfrist sind private Veräußerungen grundsätzlich steuerfrei, sofern keine Sonderregel greift. In der Praxis werden gebrauchte Möbel, Kleidung oder Haushaltsgeräte ohnehin meist unter dem Anschaffungspreis verkauft, sodass gar kein steuerpflichtiger Gewinn entsteht. Eigene Regeln gelten für Grundstücke (Immobilienertragsteuer, § 30 EStG) und Kryptowährungen (§ 27b EStG).

220 Euro - Einkünfte aus Leistungen (§ 29 Z 3 EStG)

§ 29 Z 3 EStG erfasst Einkünfte aus Leistungen, wie insbesondere aus gelegentlichen Vermittlungen und aus der Vermietung beweglicher Gegenstände. Sie sind nicht steuerpflichtig, wenn sie im Kalenderjahr höchstens 220 Euro betragen.

Die Aufzählung im Gesetz ist nicht abschließend, die Regel greift aber nur, soweit die Einkünfte nicht zu einer anderen Einkunftsart gehören. Eine einzelne bezahlte Dienstleistung fällt daher nicht automatisch unter diese Grenze.

Wann wird es gewerblich?

Wenn du regelmäßig verkaufst oder Dienstleistungen anbietest, kann deine Tätigkeit gewerberechtlich als gewerbsmäßig gelten. Darüber entscheidet die Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat), nicht das Finanzamt. Entscheidend ist das Gesamtbild - drei Kriterien nach § 1 Abs. 2 GewO:

1. Selbständig - auf eigene Rechnung und Risiko
2. Regelmäßig - nachhaltig, wiederholt oder mit Wiederholungsabsicht
3. Ertragsabsicht - du willst einen Ertrag oder sonstigen wirtschaftlichen Vorteil erzielen

Schon eine einmalige Handlung gilt als regelmäßig, wenn nach den Umständen auf eine Wiederholungsabsicht geschlossen werden kann oder wenn sie längere Zeit erfordert (§ 1 Abs. 4 GewO). Auch wer eine solche Tätigkeit einem größeren Kreis von Personen anbietet, übt damit bereits ein Gewerbe aus. Steuerlich prüft das Finanzamt getrennt davon, ob Einkünfte aus Gewerbebetrieb vorliegen (§ 23 EStG) - dort geht es um Gewinnabsicht und Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr. Die beiden Prüfungen können unterschiedlich ausfallen.

Typische Warnsignale:

• Du kaufst Waren gezielt zum Weiterverkauf ein
• Du verkaufst regelmäßig über Plattformen wie Willhaben
• Du bietest dieselbe Dienstleistung wiederholt an
• Du machst aktiv Werbung

Was privat bleibt:

• Einmaliger Verkauf persönlicher Gegenstände (auch teurer - z.B. ein Auto)
• Gelegentliches Entrümpeln und Verkaufen
• Einmalige Gefälligkeitsleistungen

Wird deine Tätigkeit als gewerbsmäßig eingestuft, meldest du das Gewerbe bei der Gewerbebehörde an, zeigst die Aufnahme der Tätigkeit innerhalb eines Monats beim Finanzamt Österreich an (Betriebseröffnung) und wirst SVS-pflichtig. Von der SVS-Pflichtversicherung kannst du dich als Kleinstunternehmer auf Antrag ausnehmen lassen, solange deine Einkünfte 2026 unter 6.613,20 Euro und deine Umsätze unter 55.000 Euro bleiben.

Die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG, seit 1.1.2025 bis 55.000 Euro Jahresumsatz) befreit dich von der USt, aber nicht von der Einkommensteuer. Überschreitest du die Grenze um höchstens 10 % (also bis 60.500 Euro), bleibt die Befreiung bis zum Jahresende bestehen, fällt im Folgejahr aber jedenfalls weg. Bei mehr als 10 % endet sie sofort mit jenem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Seit 2023 melden Online-Plattformen wie Willhaben, eBay oder Vinted Verkaufsdaten an das Finanzamt Österreich (DAC7, umgesetzt im Digitale Plattformen-Meldepflichtgesetz). Beim Warenverkauf wirst du erst gemeldet, wenn du im Kalenderjahr mindestens 30 Verkäufe tätigst oder mehr als 2.000 Euro einnimmst (§ 5 Abs. 4 Z 4 DPMG). Eine Meldung allein bedeutet keine Steuerpflicht, neue Besteuerungsrechte entstehen dadurch nicht.

Häufige Fehler bei Privatrechnungen

• USt ausgewiesen - Du schuldest den Betrag nach § 11 Abs. 14 UStG, auch wenn du kein Unternehmer bist.
• Fehlende Angaben - Ohne Name, Adresse und Beschreibung ist die Rechnung im Streitfall wertlos.
• Gewerbegrenze übersehen - Regelmäßiges Verkaufen kann gewerberechtlich als gewerbsmäßig gelten. Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht, entscheidend ist das Gesamtbild.
• Grenzen verwechselt - 730 (Veranlagungsfreibetrag, § 39 Abs. 5 EStG), 440 (Spekulationsgeschäfte) und 220 Euro (Einkünfte aus Leistungen) gelten für unterschiedliche Einkunftsarten. Nur 440 und 220 sind echte Freigrenzen (bei Überschreitung alles steuerpflichtig); die 730 sind ein Freibetrag, der abschmilzt.
• Keine Aufbewahrung - Bewahre Kopien deiner Privatrechnungen auf, besonders wenn du dich den Freigrenzen näherst.