Mahnung im Bau: Richtig mahnen als Bauunternehmer in Österreich

Wann darf ich mahnen?

Du darfst mahnen, sobald eine Rechnung fällig und unbezahlt ist. Wenn du auf der Rechnung ein Zahlungsziel angegeben hast (z.B. "zahlbar bis 15.04.2026"), ist der Kunde ab dem nächsten Tag automatisch in Verzug - du musst dafür keine Mahnung schicken.

Hast du kein konkretes Zahlungsziel angegeben, wird die Rechnung mit Zugang fällig. In diesem Fall setzt erst eine Mahnung den Verzug in Gang.

Wichtig: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, vor einer Klage zu mahnen. Du könntest theoretisch sofort nach Fälligkeit klagen. In der Praxis ist das aber selten sinnvoll - ein strukturiertes Mahnverfahren erhält die Geschäftsbeziehung und ist als Nachweis vor Gericht hilfreich.

Das 3-Stufen-Mahnverfahren

Das dreistufige Mahnverfahren ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine bewährte Praxis. Jede Stufe wird etwas formeller und setzt eine klare Frist:

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis, dass eine Rechnung offen ist. Oft hat der Kunde einfach vergessen zu überweisen.

• Ton: Sachlich und höflich
• Frist: 7-14 Tage
• Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Zahlungsziel, neue Frist, Bankverbindung
• Versand: 5-7 Tage nach Fälligkeit, per E-Mail oder Brief

Stufe 2: 1. Mahnung

Wenn nach der Zahlungserinnerung nicht gezahlt wurde, folgt die erste Mahnung. Hier wird der Ton bestimmter.

• Ton: Bestimmt, aber sachlich
• Frist: 7-14 Tage
• Inhalt: Verweis auf die Zahlungserinnerung, klare Zahlungsaufforderung, Hinweis auf Verzugszinsen und Mahnspesen
• Versand: Per Brief, idealerweise als Einschreiben (Nachweis)

Stufe 3: 2. (letzte) Mahnung

Die letzte Mahnung vor dem Rechtsweg. Hier kündigst du konkrete Konsequenzen an.

• Ton: Formell und deutlich
• Frist: 7-14 Tage (letzte Nachfrist)
• Inhalt: "Letzte Mahnung" klar kennzeichnen, Gesamtforderung inkl. Verzugszinsen und Mahnspesen, Ankündigung gerichtlicher Schritte bei Nichtbezahlung
• Versand: Per Einschreiben (RSa/RSb) - für den Nachweis vor Gericht

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Was muss in einer Mahnung stehen?

Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften für Mahnungen - du kannst sie theoretisch sogar mündlich aussprechen. Für die Beweissicherung und Professionalität sollte jede Mahnung aber folgende Angaben enthalten:

• Dein Firmenname und Anschrift
• Name und Anschrift des Kunden
• Rechnungsnummer und -datum der offenen Rechnung
• Offener Betrag (Nettobetrag, ggf. USt)
• Ursprüngliches Zahlungsziel und wie lange die Rechnung überfällig ist
• Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum ("bis spätestens [Datum]")
• Bankverbindung für die Überweisung
• Hinweis auf Verzugszinsen (bei Geschäftskunden: aktuell 10,73% p.a.)
• Hinweis auf Mahnspesen / Betreibungskosten (bei Geschäftskunden: 40 EUR Pauschale)
• Ab der letzten Mahnung: Ankündigung gerichtlicher Schritte

Verzugszinsen in Österreich

Verzugszinsen stehen dir automatisch zu, sobald der Kunde in Verzug ist - du musst sie nicht ausdrücklich auf der Rechnung vereinbart haben.

Geschäftskunden (B2B)

Aktuell 10,73% p.a. (Stand: 1. Halbjahr 2026)

Die Berechnung: Basiszinssatz + 9,2 Prozentpunkte (§ 456 UGB). Der Basiszinssatz wird von der Österreichischen Nationalbank (OeNB) halbjährlich (1. Jänner und 1. Juli) angepasst und liegt derzeit bei 1,53%.

Privatkunden (B2C)

4% p.a. (§ 1333 ABGB)

Bei Privatkunden ist der gesetzliche Zinssatz deutlich niedriger und die Regeln strenger - insbesondere beim Verrechnen von Mahnspesen.

Berechnungsbeispiel

Eine Rechnung über 10.000 EUR netto ist seit 60 Tagen überfällig (Geschäftskunde):

Verzugszinsen = 10.000 EUR x 10,73% x 60/365 = 176,38 EUR

Plus 40 EUR Betreibungskostenpauschale = 216,38 EUR zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag.

Betreibungskostenpauschale: 40 EUR (Geschäftskunden)

Bei Geschäftskunden kannst du eine Pauschale von 40 EUR für Betreibungskosten verlangen - ohne deine tatsächlichen Kosten nachweisen zu müssen (§ 458 UGB, eingeführt durch das Zahlungsverzugsgesetz 2013).

Bei Privatkunden gibt es keine gesetzliche Pauschale. Mahngebühren müssen angemessen sein und den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln.

Was kommt nach der letzten Mahnung?

Wenn alle Mahnstufen erfolglos waren, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren. Du bringst eine Mahnklage beim zuständigen Gericht ein, das Gericht erlässt einen Zahlungsbefehl. Reagiert der Schuldner nicht innerhalb von 4 Wochen, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und vollstreckbar.

Wichtig: Rechnungsforderungen verjähren in Österreich nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB). Warte also nicht zu lange.

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Häufige Fehler bei Mahnungen

• Zu lange warten - Je länger du wartest, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung. Mahne zeitnah nach Fälligkeit.
• Keine Fristen setzen - "Bitte bald überweisen" reicht nicht. Setze ein konkretes Datum ("bis spätestens 30.04.2026").
• Verzugszinsen vergessen - Bei Geschäftskunden stehen dir 10,73% zu. Diese nicht zu verrechnen kostet dich bares Geld.
• Mündlich mahnen - Ohne schriftlichen Nachweis kannst du vor Gericht nicht belegen, dass du gemahnt hast. Einschreiben nutzen.
• Verjährung übersehen - Nach 3 Jahren ist die Forderung verjährt. Wer jahrelang nicht mahnt, verliert seinen Anspruch.