Was ist eine Honorarnote? Unterschied zur Rechnung in Österreich + Muster

Die Honorarnote ist eine Rechnung

Eine Honorarnote und eine Rechnung sind im österreichischen Umsatzsteuerrecht dasselbe Dokument. Beide sind Rechnungen im Sinne des § 11 UStG und müssen dieselben Pflichtangaben enthalten. Der Begriff "Honorarnote" ist gesetzlich nicht definiert - er ist eher eine Konvention, die sich in bestimmten Berufsgruppen etabliert hat.

Konkret heißt das für dich: Ob du dein Dokument "Rechnung", "Honorarnote", "Leistungsabrechnung" oder "Invoice" nennst, ändert nichts an seiner rechtlichen Wirkung. Wichtig ist, ob die Pflichtangaben nach § 11 UStG drauf stehen. Rechnungsprogramme mit Österreich-Fokus wie facturo beschriften dasselbe Dokument deshalb nach Wunsch als "Rechnung" oder "Honorarnote" - an den Pflichtangaben ändert sich dabei nichts.

Kostenlose Word-Vorlagen für Honorarnoten gibt es in drei Varianten, mit USt (20%), Kleinunternehmer steuerfrei (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) und Heilberufe steuerfrei (§ 6 Abs. 1 Z 19 UStG).

Wer schreibt Honorarnoten, wer Rechnungen?

Die Unterscheidung ist historisch entstanden und orientiert sich an der Art der Tätigkeit.

Honorarnoten verwenden typischerweise Freiberufler und Personen ohne Gewerbeschein:

• Ärztinnen und Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten
• Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• Architekten, Ziviltechniker, Ingenieure
• Unternehmensberater, Coaches, Trainer
• Dolmetscher, Übersetzer, Journalisten
• Vortragende, Lehrende, freie Mitarbeiter

Rechnung stellen typischerweise Gewerbetreibende aus:

• Handwerker (Installateure, Elektriker, Maler, Tischler)
• Händler (Einzel- und Großhandel)
• Gastronomie, Hotellerie
• Dienstleister mit Gewerbeschein (Reinigung, IT, Grafikdesign mit Gewerbe)

Das ist aber kein Muss. Ein Architekt darf seine Abrechnung auch "Rechnung" nennen, und ein Installateur darf "Honorarnote" schreiben. In der Praxis wirkt das aber ungewohnt, Kunden und Behörden erwarten die jeweils übliche Bezeichnung.

Woher kommt der Begriff "Honorarnote"?

"Honorar" leitet sich vom lateinischen honorarium ab - einem Ehrenlohn für geistige oder höhere Leistungen. In der Tradition der freien Berufe wurde die Bezahlung nicht als "Werklohn" oder "Entgelt" verstanden, sondern als Ehrengabe für die intellektuelle, beratende oder künstlerische Leistung. Die "Honorarnote" ist die formelle Aufstellung dieses Honorars.

Heute ist der Begriff reine Konvention, aber er signalisiert weiterhin, dass dahinter eine beratende oder geistige Leistung steckt und keine Ware.

Welche Pflichtangaben muss eine Honorarnote enthalten?

Die Pflichtangaben auf einer Honorarnote sind identisch zu denen einer Rechnung (§ 11 UStG) und hängen vom Betrag ab:

Bis 400 EUR brutto (Kleinbetragsrechnung)

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (dein Unternehmen)
• Menge und Bezeichnung der Leistung
• Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
• Gesamtbetrag brutto, Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Ausstellungsdatum

Über 400 EUR brutto

Zusätzlich verpflichtend:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz getrennt ausgewiesen
• UID-Nummer des Leistungserbringers (Kleinunternehmer ohne UID lassen sie weg)
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Über 10.000 EUR brutto

Zusätzlich:

• UID-Nummer des Leistungsempfängers (bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen)

Für Kleinunternehmer gilt seit 1.1.2025 eine Ausnahme. Wer die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG nutzt, darf auch über 400 EUR brutto mit den vereinfachten Angaben der Kleinbetragsrechnung abrechnen (§ 11 Abs. 6 UStG).

In facturo aktivierst du in den Einstellungen "Ich schreibe Honorarnoten" - alle Dokumente werden dann automatisch mit "Honorarnote Nr." und "Honorarnotennr." statt "Rechnung" beschriftet, inklusive PDF-Vorlage im angepassten Format. Deine Honorarnoten kannst du auch mit facturo AI per WhatsApp schreiben - alle Funktionen zeigt die Seite zum Honorarnote-Programm für Österreich. Jetzt kostenlos testen.

Wie schreibe ich eine Honorarnote?

Der Ablauf ist bei jeder Honorarnote gleich:

1. Trag den Namen und die Anschrift deines Unternehmens ein, über 400 EUR brutto auch deine UID-Nummer (falls du eine hast).
2. Ergänze Name und Anschrift deines Kunden - über 400 EUR brutto Pflicht, außer du rechnest als Kleinunternehmer vereinfacht ab. Sinnvoll ist die Angabe trotzdem immer.
3. Beschreib die Leistung mit Menge bzw. Stunden und dem Leistungszeitraum.
4. Weise Nettobetrag, USt und Bruttobetrag aus - oder ggf. den Befreiungshinweis (Kleinunternehmer, Heilberufe).
5. Vergib eine fortlaufende Honorarnotennummer (z.B. HN-2026-004) und setz das Ausstellungsdatum.

Danach schickst du die Honorarnote als PDF an den Kunden und bewahrst sie 7 Jahre auf (§ 132 BAO). Eine Word-Vorlage nimmt dir das Layout ab, facturo übernimmt zusätzlich Nummerierung und Pflichtangaben.

Wann ist eine Honorarnote steuerfrei?

Zwei Steuerbefreiungen sind bei Freiberuflern besonders häufig:

Heilberufe: § 6 Abs. 1 Z 19 UStG

Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Psychotherapeuten, Hebammen, Physiotherapeuten und anderen Heilberufen sind umsatzsteuerfrei - sofern die Leistung der Behandlung oder Prävention einer Krankheit dient.

Auf der Honorarnote steht dann keine USt, dafür der Hinweis: "Steuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994."

Nicht befreit sind z.B. kosmetische Behandlungen ohne medizinische Indikation, Gutachten für Gericht oder Versicherungen und reine Wellness-Leistungen. Dafür gilt der reguläre Steuersatz (meist 20%).

Kleinunternehmer: § 6 Abs. 1 Z 27 UStG

Bist du Kleinunternehmer (Jahresumsatz bis 55.000 EUR brutto seit 1.1.2025), kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann:

• Keine USt auf der Honorarnote
• Kein Vorsteuerabzug
• Pflichthinweis: "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)"

Viele Freiberufler im Nebenberuf (Vortragende, Coaches, Übersetzer) fallen unter diese Grenze und nutzen die Regelung - ein passendes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer setzt den Hinweis automatisch. Seit 2025 gilt eine Toleranzgrenze von 10%: Überschreitest du 55.000 EUR um bis zu 10%, bleibt die Befreiung für das laufende Jahr bestehen, fällt aber ab dem Folgejahr weg. Bei mehr als 10% Überschreitung werden der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, und alle danach USt-pflichtig - nicht mehr rückwirkend das gesamte Jahr wie vor 2025.

Wie versteuere ich Honorare?

Honorare aus freiberuflicher Tätigkeit zählen zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit (§ 22 EStG), Honorare aus gewerblicher Tätigkeit zu den Einkünften aus Gewerbebetrieb (§ 23 EStG). In beiden Fällen gibst du sie in der Einkommensteuererklärung (E1, Beilage E1a) an und versteuerst sie mit deinem persönlichen Steuersatz.

Betriebsausgaben (Arbeitsmittel, Fortbildung, anteilige Miete fürs Homeoffice, Fahrtkosten, Fachliteratur) reduzieren die Bemessungsgrundlage. Statt Belege zu sammeln, kannst du die Basispauschalierung nutzen - 2026 sind das 15% des Umsatzes als Betriebsausgabenpauschale (bis 420.000 EUR Umsatz, maximal 63.000 EUR), für vortragende, unterrichtende und schriftstellerische Tätigkeiten 6% (maximal 25.200 EUR).

Bist du angestellt und verdienst nebenbei mit Honorarnoten, gilt ein Veranlagungsfreibetrag von 730 EUR pro Jahr (§ 39 Abs. 5 EStG). Bis 730 EUR Gewinn bleiben die Nebeneinkünfte steuerfrei; zwischen 730 und 1.460 EUR schleift der Freibetrag stufenlos auf null aus, ab 1.460 EUR sind die Nebeneinkünfte voll steuerpflichtig.

Brauche ich einen Gewerbeschein für eine Honorarnote?

Nein. Freiberufliche Tätigkeiten - etwa als Vortragender, Trainerin, Autor, Psychotherapeutin oder Ziviltechniker - brauchen keine Gewerbeberechtigung. Du giltst dann als Neuer Selbständiger und meldest die Tätigkeit beim Finanzamt. Sobald deine Einkünfte die Versicherungsgrenze der SVS übersteigen, bist du dort pflichtversichert. Deine Honorarnote schreibst du trotzdem mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG.

Auch beim Werkvertrag ist die Honorarnote die übliche Abrechnung. Du schuldest ein Werk, stellst nach der Fertigstellung deine Honorarnote und kümmerst dich selbst um Steuern und Sozialversicherung. Freie Dienstnehmer rechnen dagegen meist nicht selbst ab - der Auftraggeber meldet sie bei der ÖGK an und führt die Sozialversicherungsbeiträge direkt ab.

Darf ich als Privatperson eine Honorarnote schreiben?

Ja, die Bezeichnung ist frei. Entscheidend ist, ob du unternehmerisch tätig bist. Wer nur gelegentlich eine Leistung erbringt oder gebrauchte Gegenstände verkauft, ist kein Unternehmer im Sinne des UStG und stellt eine Rechnung ohne USt und ohne UID aus. Wirst du regelmäßig gegen Entgelt tätig, bist du Unternehmer - dann gelten die Pflichtangaben nach § 11 UStG und je nach Tätigkeit Gewerbe- oder SVS-Pflichten. Wie so eine private Rechnung aussieht, zeigt Privatrechnung schreiben in Österreich.

Häufige Fehler bei Honorarnoten

• Falsche USt ausgewiesen - Heilberufe und Kleinunternehmer dürfen keine USt ausweisen (außer du hast auf die Kleinunternehmerbefreiung verzichtet). Wird trotzdem USt draufgeschrieben, schuldet man den Betrag dem Finanzamt (Steuerschuld kraft Rechnungslegung, § 11 Abs. 12 UStG).
• Fehlender Befreiungshinweis - Bei Kleinunternehmern und Heilberufen ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht. Ohne Hinweis gilt die Honorarnote als formal fehlerhaft.
• Keine fortlaufende Nummer - Über 400 EUR brutto ist eine fortlaufende Nummerierung Pflicht (Kleinunternehmer, die vereinfacht abrechnen, sind ausgenommen). Jede Nummer darf nur einmal vorkommen, und die Vergabe muss nachvollziehbar fortlaufend sein. Auch ohne Pflicht lohnt sich die Nummer für die eigene Ablage.
• UID-Nummer vergessen - Über 400 EUR brutto gehört deine UID auf die Honorarnote, sofern du Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug erbringst (Kleinunternehmer ohne UID müssen keine angeben). Die UID des Empfängers kommt über 10.000 EUR dazu, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest.
• Nicht in der Einkommensteuer angegeben - Honorare gehören in die Einkommensteuererklärung; bei Angestellten mit Nebeneinkünften ab 730 EUR pro Jahr. Für viele Honorartätigkeiten (etwa Vortragende oder freie Dienstnehmer) meldet der Auftraggeber die Beträge außerdem per Mitteilung nach § 109a EStG ans Finanzamt - ab 900 EUR Jahresentgelt bzw. 450 EUR je Leistung.
• "Honorarnote" als Gewerbetreibender - Rechtlich erlaubt, aber ungewöhnlich. Bei Gewerbeleistungen (Handwerk, Handel, Gastronomie) erwarten Kunden und Finanzamt eine "Rechnung".

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• Kleinunternehmer: Bleibst du unter 55.000 EUR Jahresumsatz, rechnest du ohne USt ab - alle Details zur Grenze, zum USt-Hinweis und zum Verzicht in Kleinunternehmerregelung Österreich 2026.
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• Teilrechnung & Schlussrechnung: Auch Honorarnoten können als Teilabrechnungen gestellt werden - Teilrechnung & Schlussrechnung: Muster und Anleitung.
• Mahnung: Für offene Honorare gelten dieselben Mahnregeln wie bei Rechnungen - Mahnung richtig schreiben mit Muster & Verzugszinsen.
• Mandantenfähigkeit: Wer als Buchhalter, Steuerberater oder Bilanzbuchhalter Honorarnoten im Auftrag mehrerer Klienten schreibt, braucht getrennte Daten und eine eigene fortlaufende Nummer je Mandant - siehe Mandantenfähige Rechnungssoftware Österreich: mehrere Mandanten, ein Login.