Honorarnote oder Rechnung: Unterschied, Pflichtangaben & Muster

Die Honorarnote ist eine Rechnung

Eine Honorarnote und eine Rechnung sind im österreichischen Umsatzsteuerrecht dasselbe Dokument. Beide sind Rechnungen im Sinne des § 11 UStG und müssen dieselben Pflichtangaben enthalten. Der Begriff "Honorarnote" ist gesetzlich nicht definiert - er ist eine Konvention, die sich in bestimmten Berufsgruppen etabliert hat.

Konkret heisst das: Ob du das Dokument "Rechnung", "Honorarnote", "Leistungsabrechnung" oder "Invoice" nennst, ändert nichts an seiner rechtlichen Wirkung. Entscheidend ist, ob die Pflichtangaben nach § 11 UStG drauf stehen.

Wer schreibt Honorarnoten, wer Rechnungen?

Die Unterscheidung ist historisch gewachsen und orientiert sich an der Art der Tätigkeit:

Honorarnote verwenden typischerweise Freiberufler und Personen ohne Gewerbeschein:

• Ärztinnen und Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten
• Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• Architekten, Ziviltechniker, Ingenieure
• Unternehmensberater, Coaches, Trainer
• Dolmetscher, Übersetzer, Journalisten
• Vortragende, Lehrende, freie Mitarbeiter

Rechnung stellen typischerweise Gewerbetreibende aus:

• Handwerker (Installateure, Elektriker, Maler, Tischler)
• Händler (Einzel- und Grosshandel)
• Gastronomie, Hotellerie
• Dienstleister mit Gewerbeschein (Reinigung, IT, Grafikdesign mit Gewerbe)

Wichtig: Das ist kein Muss. Ein Architekt darf seine Abrechnung auch "Rechnung" nennen, und ein Installateur darf "Honorarnote" schreiben. In der Praxis wirkt das aber ungewohnt - Kunden und Behörden erwarten die jeweils übliche Bezeichnung.

Woher kommt der Begriff "Honorarnote"?

"Honorar" leitet sich vom lateinischen honorarium ab - einem Ehrenlohn für geistige oder höhere Leistungen. In der Tradition der freien Berufe wurde die Bezahlung nicht als "Werklohn" oder "Entgelt" verstanden, sondern als Ehrengabe für die intellektuelle, beratende oder künstlerische Leistung. Die "Honorarnote" ist die formelle Aufstellung dieses Honorars.

Heute ist der Begriff reine Konvention, aber er signalisiert weiterhin: Dahinter steckt eine persönliche, intellektuelle oder beratende Leistung - keine Ware und kein Handwerk.

Pflichtangaben (§ 11 UStG)

Die Pflichtangaben auf einer Honorarnote sind identisch zu denen einer Rechnung und hängen vom Betrag ab:

Bis 400 EUR brutto (Kleinbetragsrechnung)

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (dein Unternehmen)
• Menge und Bezeichnung der Leistung
• Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
• Gesamtbetrag brutto, Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Ausstellungsdatum

Über 400 EUR brutto

Zusätzlich verpflichtend:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz getrennt ausgewiesen
• UID-Nummer des Leistungserbringers
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Über 10.000 EUR brutto

Zusätzlich:

• UID-Nummer des Leistungsempfängers

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Steuerbefreiungen, die Honorarnoten oft betreffen

Zwei Steuerbefreiungen sind bei Freiberuflern besonders häufig:

Heilberufe: § 6 Abs. 1 Z 19 UStG

Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Psychotherapeuten, Hebammen, Physiotherapeuten und anderen Heilberufen sind umsatzsteuerfrei - sofern die Leistung der Behandlung oder Prävention einer Krankheit dient.

Auf der Honorarnote steht dann keine USt, dafür der Hinweis: "Steuerfrei gemäss § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994."

Nicht befreit sind z.B. kosmetische Behandlungen ohne medizinische Indikation, Gutachten für Gericht oder Versicherungen und reine Wellness-Leistungen. Dafür gilt der reguläre Steuersatz (meist 20%).

Kleinunternehmer: § 6 Abs. 1 Z 27 UStG

Bist du Kleinunternehmer (Jahresumsatz bis 55.000 EUR brutto seit 1.1.2025), kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann:

• Keine USt auf der Honorarnote
• Kein Vorsteuerabzug
• Pflichthinweis: "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)"

Viele Freiberufler im Nebenberuf (Vortragende, Coaches, Übersetzer) fallen unter diese Grenze und nutzen die Regelung. Seit 2025 gilt eine Toleranzgrenze von 10%: Überschreitest du 55.000 EUR um bis zu 10%, bleibt die Befreiung für das laufende Jahr bestehen, fällt aber ab dem Folgejahr weg. Bei mehr als 10% Überschreitung wird nur der übersteigende Betrag USt-pflichtig - nicht mehr rückwirkend das gesamte Jahr wie vor 2025.

Einkommensteuer: Honorare versteuern

Honorare zählen zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit (§ 22 EStG). Sie werden in der Einkommensteuererklärung (E1, Beilage E1a) angegeben und mit deinem persönlichen Steuersatz versteuert.

Betriebsausgaben (Arbeitsmittel, Fortbildung, anteilige Miete für Home-Office, Fahrtkosten, Fachliteratur) reduzieren die Bemessungsgrundlage. Kleinunternehmer können optional die Basispauschalierung nutzen (12% Betriebsausgabenpauschale, maximal 26.400 EUR).

Nebenberuflich tätig: Bist du angestellt und verdienst nebenbei mit Honorarnoten, gilt ein Veranlagungsfreibetrag von 730 EUR pro Jahr (§ 41 Abs. 3 EStG). Darüber hinaus werden die gesamten Einkünfte steuerpflichtig - es handelt sich um eine Freigrenze, keinen Freibetrag.

Häufige Fehler bei Honorarnoten

• Falsche USt ausgewiesen - Heilberufe und Kleinunternehmer dürfen keine USt ausweisen. Wird trotzdem USt draufgeschrieben, schuldet man den Betrag dem Finanzamt (Steuerschuld kraft Rechnungslegung, § 11 Abs. 12 UStG).
• Fehlender Befreiungshinweis - Bei Kleinunternehmern und Heilberufen ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht. Ohne Hinweis gilt die Honorarnote als formal fehlerhaft.
• Keine fortlaufende Nummer - Ab 400 EUR brutto ist eine fortlaufende Nummerierung Pflicht. Lücken oder Dubletten sind unzulässig.
• UID-Nummer vergessen - Ab 400 EUR brutto muss deine UID drauf, ab 10.000 EUR zusätzlich die des Empfängers.
• Nicht in der Einkommensteuer angegeben - Alle Honorare müssen als Einkünfte aus selbständiger Arbeit erklärt werden. Finanzamt und Sozialversicherung erhalten über Mitteilungen (z.B. E18) Daten vom Auftraggeber.
• "Honorarnote" als Gewerbetreibender - Rechtlich erlaubt, aber ungewöhnlich. Bei Gewerbeleistungen (Handwerk, Handel, Gastronomie) erwarten Kunden und Finanzamt eine "Rechnung".

Nachbarthemen

• Privatrechnung: Schreibst du als Privatperson gelegentlich eine Rechnung (z.B. Verkauf gebrauchter Gegenstände, Nachhilfe), gelten andere Regeln - siehe Privatrechnung schreiben in Österreich.
• Teilrechnung & Schlussrechnung: Auch Honorarnoten können als Teilabrechnungen gestellt werden - Teilrechnung & Schlussrechnung: Muster und Anleitung.
• Mahnung: Für offene Honorare gelten dieselben Mahnregeln wie bei Rechnungen - Mahnung richtig schreiben mit Muster & Verzugszinsen.