Schlussrechnung mit Teilrechnungen: Muster für Österreich

Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Akontorechnung und Anzahlungsrechnung?

Im Bau werden diese Begriffe im Alltag teilweise ähnlich verwendet. Steuerlich entscheidet aber nicht die Überschrift, sondern der Inhalt der Rechnung:

• Teilrechnung - rechnet eine bereits erbrachte, abgrenzbare Teilleistung ab, etwa einen fertigen Bauabschnitt.
• Abschlagsrechnung / Akontorechnung - kann je nach Vertrag eine laufende Zahlung auf den Projektfortschritt oder eine Vorauszahlung betreffen.
• Anzahlungsrechnung - fordert einen Teilbetrag, bevor die Leistung vollständig erbracht wurde.
• Schlussrechnung - stellt am Projektende die Gesamtleistung und die bereits abgerechneten Teilbeträge nachvollziehbar gegenüber.

Deshalb sollten Leistungsstand, Leistungszeitraum und Zahlungsart eindeutig aus jeder Rechnung hervorgehen. Wann die Umsatzsteuer entsteht und wie der Betrag in der Schlussrechnung abzusetzen ist, richtet sich nach diesen Angaben.

Typischerweise werden Teil- und Schlussrechnungen in Bauprojekten, Renovierungen, IT-Projekten, langfristiger Beratung und Handwerksaufträgen verwendet.

Welche Pflichtangaben brauchen Teil- und Schlussrechnungen?

Teilrechnungen und Schlussrechnungen unterliegen denselben Anforderungen wie reguläre Rechnungen (§ 11 UStG):

• Name und Anschrift beider Parteien
• Menge und Bezeichnung der Leistung
• Leistungszeitraum
• Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz
• UID-Nummer des leistenden Unternehmens. Achtung: bei Rechnungen über 10.000 EUR Gesamtbetrag ist zusätzlich die UID-Nummer des empfangenden Unternehmens anzugeben!
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Klar erkennbar als Teilrechnung bzw. Schlussrechnung

Die Schlussrechnung muss zusätzlich die bereits abgerechneten Teilbeträge und die darauf entfallende USt nachvollziehbar vom Gesamtbetrag absetzen. Die Angabe der einzelnen Rechnungsnummern ist empfehlenswert, aber laut UStR 2000 (Rz 1525) reicht auch ein pauschaler Abzug.

Tipp: Teil- und Schlussrechnungen mit automatischem Abzug gibt es in facturo Pro, einem Rechnungsprogramm aus Österreich. Du wählst die Teilrechnungen des Projekts aus, facturo zieht sie mit Netto und USt ab und berechnet den Restbetrag. Schau dir den Ablauf in der Demo an, die Details stehen auf der Seite Teilrechnung & Schlussrechnung Software. Angebote und bis zu 3 normale Rechnungen pro Monat gibt es im kostenlosen Konto.

Wie ziehst du die USt der Teilrechnungen richtig ab?

Besonders teuer wird es, wenn die Schlussrechnung die USt des Gesamtbetrags ausweist, ohne die bereits verrechnete USt sauber abzuziehen. Das Finanzamt behandelt die volle USt auf der Schlussrechnung als neue Steuerschuld - zusätzlich zur bereits abgeführten USt der Teilrechnungen.

Die Schlussrechnung braucht dafür drei Rechenschritte:

1. Gesamtleistung mit Netto, USt und Brutto ausweisen.
2. Bereits abgerechnete Teilbeträge jeweils mit Netto und USt absetzen.
3. Den noch offenen Netto-, USt- und Bruttorestbetrag ausweisen.

Rechnungsprogramme mit eigener Schlussrechnungs-Funktion wie facturo übernehmen diesen Abzug automatisch. Beim Erstellen der Schlussrechnung werden die gewählten Teilrechnungen inklusive Netto- und USt-Beträgen als Abzugszeilen eingefügt.

Wie sieht eine Schlussrechnung mit Teilrechnungen aus?

Ein Handwerker renoviert ein Bad für 12.000 EUR netto (zzgl. 20% USt) und stellt zwei Teilrechnungen:

14.400 EUR Gesamtleistung - 4.800 EUR - 6.000 EUR = 3.600 EUR Schlussbetrag.

Teilrechnung 1 - Demontage & Rohinstallation

4.000 EUR netto + 800 EUR USt = 4.800 EUR brutto

Teilrechnung 2 - Fliesen & Sanitär

5.000 EUR netto + 1.000 EUR USt = 6.000 EUR brutto

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung weist alle 12.000 EUR netto aus und zieht beide Teilrechnungen ab. Damit beträgt der noch offene Schlussbetrag 3.600 EUR.

Vorlage: Wir haben kostenlose Word-Vorlagen für Teilrechnungen und Schlussrechnungen erstellt - zum Herunterladen, mit USt (20%).

Wer die Positionen ohnehin am Handy notiert, kann mit facturo AI die Rechnung direkt per WhatsApp erstellen und sie danach im Konto weiterbearbeiten.

Fristen nach ÖNORM B 2110

Für Bauaufträge in Österreich gelten die Fristen der ÖNORM B 2110:

• Schlussrechnung einreichen: Innerhalb von 2 Monaten nach Projektabnahme
• Prüfung durch Auftraggeber:
  • Auftragsvolumen unter 100.000 EUR: 30 Tage
  • Auftragsvolumen ab 100.000 EUR: 60 Tage
• Zahlung: Innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungslegung (sofern nicht anders vereinbart)

Tipp: In der Praxis werden diese Fristen oft vertraglich angepasst. Prüfe immer deinen Bauvertrag.

Welche Fehler passieren bei Teil- und Schlussrechnungen häufig?

• Doppelte USt - USt auf den Gesamtbetrag in der Schlussrechnung, ohne die USt der Teilrechnungen abzuziehen.
• Fehlende Abzüge - Die Schlussrechnung muss die Netto- und USt-Beträge aller Teilrechnungen abziehen.
• Falsche Bezeichnung - Teilrechnungen müssen als solche erkennbar sein, nicht einfach als "Rechnung".
• Keine Schlussrechnung - Wer Teilrechnungen stellt, muss am Ende eine Schlussrechnung erstellen.
• Vage Leistungsbeschreibung - "Teilzahlung laut Vertrag" reicht nicht. Jede Teilrechnung muss die konkret erbrachte Leistung beschreiben.

Wie funktioniert Reverse Charge bei Teilrechnungen im Bau?

Wenn du als Subunternehmer Bauleistungen an einen anderen Unternehmer erbringst, gilt Reverse Charge (§ 19 Abs. 1a UStG). Das bedeutet: Deine Teilrechnungen und die Schlussrechnung enthalten keine USt - die Steuerschuld geht auf den Empfänger über.

Statt USt weist du auf der Rechnung den Hinweis aus:

Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge, § 19 Abs. 1a UStG)

Die Berechnung in der Schlussrechnung funktioniert gleich wie oben beschrieben, nur ohne USt-Zeilen. Du ziehst die Netto-Beträge der Teilrechnungen vom Gesamtbetrag ab.

Wichtig: Reverse Charge gilt nur bei Bauleistungen zwischen Unternehmern. Stellst du die Rechnung an eine Privatperson, gilt die normale USt (20%). Mehr dazu in unserem Artikel Rechnung für Bauleistungen.