Rechnung im Bau: Muster + Reverse Charge & Pflichtangaben

Wer ist betroffen?

Dieser Beitrag richtet sich an alle, die in Österreich Bauleistungen erbringen oder beauftragen: Bauunternehmer, Subunternehmer, Handwerker, Installateure, Elektriker, Maler, Fliesenleger und ähnliche Gewerke.

Bauleistungen im Sinne des UStG umfassen alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen - also auch Fassadenarbeiten, Gerüstbau, Gebäudereinigung oder die Verlegung von Bodenbelägen.

Nicht als Bauleistung gelten: reine Planungsleistungen (Architekten, Statiker), Materialtransport ohne Montage, Maschinenverleih ohne Personal und reine Bauaufsicht.

Beispiel: Rechnung mit Reverse Charge

Bei Bauleistungen an andere Baufirmen wird keine USt ausgewiesen. So sieht eine korrekte Reverse-Charge-Rechnung aus:

Vorlage: Wir haben eine kostenlose Rechnungsvorlage für Bauunternehmer erstellt - als Word-Datei zum Herunterladen, mit und ohne USt (Reverse Charge).

Pflichtangaben auf Baurechnungen

Jede Rechnung muss die Angaben nach § 11 UStG enthalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (dein Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Auftraggeber)
• Menge und Bezeichnung der erbrachten Leistung - konkret beschreiben (z.B. "Verputzarbeiten Außenfassade, 180 m²"), nicht nur "Bauleistungen laut Vertrag"
• Leistungszeitraum - wann wurde die Arbeit erbracht
• Entgelt (Nettobetrag), Steuersatz und Steuerbetrag
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• UID-Nummer des Leistungserbringers

Ab einem Bruttobetrag von 10.000 EUR ist zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers verpflichtend.

Besonderheit im Bau: Leistungsbeschreibung

Das Finanzamt legt bei Baurechnungen besonderen Wert auf eine genaue Leistungsbeschreibung. Vage Angaben wie "Bauarbeiten lt. Auftrag" reichen nicht. Beschreibe konkret:

• Was wurde gemacht (z.B. "Estrichverlegung")
• Wo (z.B. "EG und 1. OG, Bauvorhaben Musterstraße 12")
• Wie viel (z.B. "95 m²")

Tipp: Bauvorhaben angeben. Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht ist - im Bau ist es üblich, das Bauvorhaben (z.B. "Neubau Wohnanlage Musterstraße 12, 1020 Wien") auf der Rechnung anzugeben. Generalunternehmer erwarten das, um Kosten dem richtigen Projekt zuzuordnen. Bei Teilrechnungen verbindet es außerdem alle Rechnungen eines Projekts. In Facturo kannst du das Bauvorhaben direkt beim Erstellen der Rechnung eintragen.

Tipp: facturo unterstützt Reverse Charge, Teilrechnungen und alle Pflichtangaben nach § 11 UStG - speziell für Bau-Rechnungen in Österreich. Jetzt kostenlos testen.

Vorlage: Wir haben eine kostenlose Rechnungsvorlage für Bauunternehmer erstellt - als Word-Datei zum Herunterladen, mit und ohne USt (Reverse Charge).

Reverse Charge bei Bauleistungen

Im Bau ist es üblich, dass Subunternehmer für Generalunternehmer oder andere Baufirmen arbeiten. In diesem Fall gilt meistens Reverse Charge - die Umkehr der Steuerschuld (§ 19 Abs. 1a UStG).

Das bedeutet: Nicht du als Leistungserbringer schuldest die USt, sondern dein Auftraggeber. Du stellst die Rechnung ohne USt aus, und der Auftraggeber führt die Steuer selbst ans Finanzamt ab. Für ihn ist das in der Regel ein Nullsummenspiel - er schuldet die USt, kann sie aber gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.

Reverse Charge gilt nicht, wenn du direkt für einen privaten Bauherrn oder ein Unternehmen arbeitest, das selbst keine Bauleistungen erbringt (z.B. eine Hausverwaltung oder ein Büro). In diesen Fällen stellst du ganz normal mit 20% USt aus.

Was muss auf einer Reverse-Charge-Rechnung stehen?

• Keine USt ausweisen - nur den Nettobetrag
• Beide UID-Nummern - deine und die des Auftraggebers
• Pflichthinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Übergang der Steuerschuld gem. § 19 Abs. 1a UStG"

Achtung: Wenn du fälschlich USt auf einer Reverse-Charge-Rechnung ausweist, schuldest du diese USt trotzdem dem Finanzamt (Steuerschuld kraft Rechnungslegung) - zusätzlich zur Steuerschuld des Leistungsempfängers. Die Rechnung muss dann berichtigt werden.

Teilrechnungen und Schlussrechnungen im Bau

Im Bau wird selten alles auf einmal abgerechnet. Üblich sind Teilrechnungen über die Projektlaufzeit und eine Schlussrechnung am Ende.

Eine ausführliche Anleitung dazu findest du in unserem Beitrag: Teilrechnung & Schlussrechnung im Bau - Anleitung & Muster.

Reverse Charge bei Teilrechnungen

Wenn Reverse Charge gilt, gilt es für alle Rechnungen des Projekts - jede Teilrechnung und die Schlussrechnung werden ohne USt ausgestellt, mit dem Reverse-Charge-Hinweis.

HFU-Liste & Auftraggeberhaftung

Wer Subunternehmer im Bau beauftragt, haftet mit bis zu 25% der Auftragssumme für deren Sozialversicherungsbeiträge und Lohnabgaben (§ 67a ASVG). Diese Haftung entfällt, wenn der Subunternehmer auf der HFU-Gesamtliste (Haftungsfreistellungsliste) steht.

Das betrifft die Rechnungsstellung direkt: Steht dein Subunternehmer nicht auf der HFU-Liste, kannst du 25% der Rechnungssumme einbehalten und ans DLZ-AGH überweisen - statt die vollen 100% zu zahlen und das Haftungsrisiko zu tragen.

Als Subunternehmer lohnt sich die Aufnahme in die HFU-Liste: Du bekommst 100% deiner Rechnungssumme und bist für Auftraggeber attraktiver. Prüfbar unter sozialversicherung.at/agh.

Ausführliche Anleitung mit Berechnungsbeispiel, Voraussetzungen und allen Details zur HFU-Liste: HFU-Liste & Auftraggeberhaftung - Was Bauunternehmer wissen müssen.

Hinweise für ausländische Subunternehmer

Wenn du als ausländisches Unternehmen (z.B. aus Rumänien, Ungarn, Polen) in Österreich Bauleistungen erbringst:

• Du benötigst eine gültige UID-Nummer (entweder eine österreichische ATU-Nummer oder die deines Heimatlandes)
• Zuständig ist das Finanzamt Wien 1/23 (für Unternehmen ohne österreichische Betriebsstätte)
• Lass dich auf die HFU-Liste setzen - das ist als ausländischer Subunternehmer ein wichtiger Wettbewerbsvorteil

Häufige Fehler bei Baurechnungen

• USt ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt - Du schuldest die fälschlich ausgewiesene USt trotzdem dem Finanzamt.
• Reverse Charge angewendet, obwohl es nicht gilt - z.B. bei Rechnungen an Privatpersonen oder Nicht-Bauunternehmen.
• UID-Nummer fehlt - Bei Reverse Charge müssen immer beide UID-Nummern auf der Rechnung stehen.
• Vage Leistungsbeschreibung - "Diverse Bauarbeiten" reicht nicht. Das Finanzamt verlangt Art, Umfang und Ort der Leistung.
• Schlussrechnung ohne Abzug der Teilrechnungen - Führt zur doppelten Umsatzsteuerschuld.
• Keine schriftliche Reverse-Charge-Bestätigung - Kläre vor Projektbeginn mit dem Auftraggeber, ob Reverse Charge gilt.