Baurechnung in Österreich: Muster, Reverse Charge und Pflichtangaben

Was zählt in Österreich als Bauleistung?

Als Bauleistung gelten in Österreich Arbeiten zur Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Reinigung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken.

Wenn du deine Baurechnungen selbst schreibst, nimmt dir ein Rechnungsprogramm für Bau & Handwerk die Sonderfälle ab - vom Reverse-Charge-Hinweis bis zum Teilrechnungs-Abzug in der Schlussrechnung.

Wie sieht eine Musterrechnung für Subunternehmer aus?

Stellst du als Subunternehmer eine Bauleistung an einen Auftraggeber in Rechnung, der selbst mit dieser Bauleistung beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt, gilt Reverse Charge. So sieht eine korrekte Reverse-Charge-Rechnung aus:

Die kostenlose Rechnungsvorlage für Bauunternehmer gibt es als Word-Datei mit 20 % USt und als Reverse-Charge-Variante ohne USt.

Pflichtangaben auf Baurechnungen

Jede Rechnung muss die Angaben nach § 11 UStG enthalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (dein Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Auftraggeber)
• Menge und Bezeichnung der erbrachten Leistung. Diese müssen konkret beschrieben sein (z.B. "Verputzarbeiten Außenfassade, 180 m²"), nicht nur "Bauleistungen laut Vertrag"
• Leistungszeitraum - wann bzw. in welchem Zeitraum wurde die Arbeit erbracht
• Entgelt (Nettobetrag), Steuersatz und Steuerbetrag
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• UID-Nummer des Leistungserbringers

Ab einem Bruttobetrag von 10.000 EUR ist zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers verpflichtend.

Besonderheit im Bau: Leistungsbeschreibung

Das Finanzamt legt bei Baurechnungen besonderen Wert auf eine genaue Leistungsbeschreibung. Allgemeine Angaben wie "Bauarbeiten lt. Auftrag" reichen nicht. Um sicherzugehen, sollten diese Fragen durch die Leistungsbeschreibung immer beantwortet werden:

• Was wurde gemacht (z.B. "Estrichverlegung")
• Wo (z.B. "EG und 1. OG, Bauvorhaben Musterstraße 12")
• Wie viel (z.B. "95 m²")

Außerdem ist es wichtig, das Bauvorhaben immer anzugeben. Es gibt zwar kein Gesetz, das das voraussetzt, trotzdem ist es im Bau üblich, das Bauvorhaben (z.B. "Neubau Wohnanlage Musterstraße 12, 1020 Wien") auf der Rechnung anzuführen. Generalunternehmer erwarten das, um Kosten dem richtigen Projekt zuzuordnen. Bei Teilrechnungen verbindet es alle Rechnungen eines Projekts. In facturo kannst du das Bauvorhaben direkt beim Erstellen der Rechnung eintragen.

Reverse Charge bei Bauleistungen

Im Bau ist es üblich, dass Subunternehmer für Generalunternehmer oder andere Baufirmen arbeiten. In diesem Fall gilt meistens Reverse Charge - die Umkehr der Steuerschuld (§ 19 Abs. 1a UStG).

Das bedeutet: Nicht du als Leistungserbringer schuldest die USt, sondern dein Auftraggeber. Du stellst die Rechnung ohne USt aus, und der Auftraggeber führt die Steuer selbst ans Finanzamt ab. Für ihn ist das in der Regel ein Nullsummenspiel - er schuldet die USt, kann sie aber gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.

Reverse Charge gilt nicht, wenn du direkt für einen privaten Bauherrn arbeitest oder für ein Unternehmen, das weder mit dieser Bauleistung beauftragt ist noch üblicherweise selbst Bauleistungen erbringt (z.B. eine Hausverwaltung oder ein Büro, das für den Eigenbedarf baut). In diesen Fällen stellst du ganz normal mit 20% USt aus.

Was muss auf einer Reverse-Charge-Rechnung stehen?

Auf einer Reverse-Charge-Rechnung stehen beide UID-Nummern, der Nettobetrag ohne USt und der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Übergang der Steuerschuld gem. § 19 Abs. 1a UStG". Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber selbst mit der Bauleistung beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt.

• Keine USt ausweisen - nur den Nettobetrag
• Beide UID-Nummern - deine und die des Auftraggebers
• Pflichthinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Übergang der Steuerschuld gem. § 19 Abs. 1a UStG"

Achtung: Wenn du fälschlich USt auf einer Reverse-Charge-Rechnung ausweist, schuldest du diese USt trotzdem dem Finanzamt (Steuerschuld kraft Rechnungslegung) - zusätzlich zur Steuerschuld des Leistungsempfängers. Die Rechnung muss dann berichtigt werden.

Alle Reverse-Charge-Fälle über den Bau hinaus (auch EU-Dienstleistungen), der Pflichttext zum Kopieren und ein Muster: Reverse Charge Rechnung.

Baurechnungen in facturo schreiben

Baurechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG und dem Reverse-Charge-Hinweis schreibst du schon im kostenlosen Tarif. Der EPC-QR-Code ist ab facturo Starter dabei, Teil- und Schlussrechnungen und Mahnungen sind in facturo Pro enthalten. Jetzt kostenlos testen.

EPC-QR-Zahlteil auf der Rechnung

Ab facturo Starter kannst du auf Wunsch einen EPC-QR-Code (auch "QR-Zahlteil" oder "Giro-Code" genannt) auf der Rechnung anzeigen. Dein Auftraggeber scannt ihn mit der Banking-App. IBAN, Betrag, Verwendungszweck und Empfänger werden automatisch aus dem QR-Code übernommen. Dadurch besteht kein Risiko für Tippfehler oder eine vergessene Rechnungsnummer im Verwendungszweck.

Rechnungen per WhatsApp

Mit facturo AI kannst du Rechnungen zusätzlich per WhatsApp anlegen: Foto schicken, Vorschau bestätigen und das PDF erhalten. facturo AI ansehen.

Teilrechnungen und Schlussrechnungen im Bau

Im Bau wird selten alles auf einmal abgerechnet. Üblich sind Teilrechnungen über die Projektlaufzeit und eine Schlussrechnung am Ende.

Eine ausführliche Anleitung dazu findest du in unserem Beitrag: Teilrechnung & Schlussrechnung im Bau - Anleitung & Muster.

Reverse Charge bei Teilrechnungen

Wenn Reverse Charge gilt, gilt es für alle Rechnungen des Projekts - jede Teilrechnung und die Schlussrechnung werden ohne USt ausgestellt, mit dem Reverse-Charge-Hinweis.

HFU-Liste & Auftraggeberhaftung

Wer Subunternehmer im Bau beauftragt, haftet mit bis zu 25% der Auftragssumme für deren Sozialversicherungsbeiträge und Lohnabgaben (§ 67a ASVG). Diese Haftung entfällt, wenn der Subunternehmer auf der HFU-Gesamtliste (Haftungsfreistellungsliste) steht.

Das betrifft die Rechnungsstellung direkt: Steht dein Subunternehmer nicht auf der HFU-Liste, kannst du 25% der Rechnungssumme einbehalten und ans DLZ-AGH überweisen - statt die vollen 100% zu zahlen und das Haftungsrisiko zu tragen.

Als Subunternehmer lohnt sich die Aufnahme in die HFU-Liste: Du bekommst 100% deiner Rechnungssumme und bist für Auftraggeber attraktiver. Prüfbar unter sozialversicherung.at/agh.

Ausführliche Anleitung mit Berechnungsbeispiel, Voraussetzungen und allen Details zur HFU-Liste: HFU-Liste & Auftraggeberhaftung - Was Bauunternehmer wissen müssen.

Hinweise für ausländische Subunternehmer

Wenn du als ausländisches Unternehmen (z.B. aus Rumänien, Ungarn, Polen) in Österreich Bauleistungen erbringst:

• Du benötigst eine gültige UID-Nummer (entweder eine österreichische ATU-Nummer oder die deines Heimatlandes)
• Falls du dich als ausländisches Unternehmen in Österreich zur Umsatzsteuer registrieren musst, ist das Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt zuständig. Bei ausschließlich inländischen Reverse-Charge-Umsätzen ist eine Registrierung in der Regel nicht nötig.
• Lass dich auf die HFU-Liste setzen - das ist als ausländischer Subunternehmer ein wichtiger Wettbewerbsvorteil

Häufige Fehler bei Baurechnungen

• USt ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt - Du schuldest die fälschlich ausgewiesene USt trotzdem dem Finanzamt.
• Reverse Charge angewendet, obwohl es nicht gilt - z.B. bei Rechnungen an Privatpersonen oder Nicht-Bauunternehmen.
• UID-Nummer fehlt - Bei Reverse Charge müssen immer beide UID-Nummern auf der Rechnung stehen.
• Vage Leistungsbeschreibung - "Diverse Bauarbeiten" reicht nicht. Das Finanzamt verlangt Art, Umfang und Ort der Leistung.
• Schlussrechnung ohne Abzug der Teilrechnungen - Führt zur doppelten Umsatzsteuerschuld.
• Keine schriftliche Reverse-Charge-Bestätigung - Kläre vor Projektbeginn mit dem Auftraggeber, ob Reverse Charge gilt.