Mahnung schreiben in Österreich - Anleitung, Verzugszinsen & Vorlage

Kostenlose Mahnung erstellen

Mit unserem kostenlosen Mahnung-Generator erstellst du in wenigen Minuten eine rechtlich korrekte Mahnung für Österreich als PDF - inklusive automatisch berechneter Verzugszinsen und Mahngebühr, ohne Anmeldung.

Du wählst einfach aus, ob dein Schuldner ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C) ist - den richtigen Zinssatz und die zulässige Mahngebühr berechnet der Generator automatisch für dich. Genau hier machen die meisten kostenlosen Mahnvorlagen und Generatoren Fehler, weil sie deutsche Regeln (BGB) anwenden.

Lieber in Word arbeiten? Alle drei Mahnstufen gibt es auch als kostenlose Mahnung Vorlage für Österreich zum Herunterladen - jeweils in einer B2B- und einer B2C-Variante.

Wann darf ich mahnen? Verzug tritt automatisch ein

In Österreich gerät dein Kunde in Verzug, sobald die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist abgelaufen ist - eine Mahnung ist dafür nicht Voraussetzung (§ 1334 ABGB, "dies interpellat pro homine": der Tag mahnt an Stelle des Menschen).

Das bedeutet: Verzugszinsen laufen bereits ab dem ersten Tag nach Fälligkeit, auch wenn du noch keine einzige Mahnung geschickt hast. Hast du keine Frist auf der Rechnung angegeben, tritt Verzug in der Regel nach einer angemessenen Frist bzw. spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt ein.

Wichtig: Du musst also keine bestimmte Anzahl an Mahnungen schreiben, bevor du weitere Schritte setzen darfst. Der übliche 3-stufige Ablauf ist eine praktische Konvention, keine gesetzliche Pflicht.

Der 3-stufige Mahnablauf

• Stufe 1 - Zahlungserinnerung: Ein freundlicher Hinweis, dass die Zahlung offen ist. Meist ohne Mahngebühr, oft noch ohne ausgewiesene Zinsen. Ziel: die offene Zahlung höflich in Erinnerung rufen.
• Stufe 2 - 1. Mahnung: Bestimmter Ton, konkrete Nachfrist. Jetzt werden üblicherweise Verzugszinsen ausgewiesen.
• Stufe 3 - Letzte Mahnung: Deutliche Aufforderung mit letzter Frist und Ankündigung rechtlicher Schritte. Hier wird im B2B-Bereich die 40-Euro-Pauschale verrechnet.

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, folgt typischerweise das gerichtliche Mahnverfahren (Mahnklage) oder die Übergabe an ein Inkassobüro.

Verzugszinsen in Österreich: B2B vs. Verbraucher

Wie hoch die Verzugszinsen sind, hängt davon ab, wer dir Geld schuldet. Das ist der wichtigste Unterschied - und der Grund, warum deutsche Tools in Österreich falsch rechnen.

Geschäftskunden (B2B): 10,73% p.a.

Bei Geschäften zwischen Unternehmern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz bei verschuldetem Verzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB).

Der Basiszinssatz wird von der OeNB festgelegt und zweimal jährlich (1. Jänner und 1. Juli) angepasst. Für 2026 liegt er bei 1,53%. Daraus ergibt sich:

1,53% (Basiszinssatz) + 9,2 Prozentpunkte = 10,73% p.a. (für das gesamte Jahr 2026)

Ist der Verzug ausnahmsweise nicht vom Schuldner verschuldet, gilt auch im B2B-Bereich nur der Satz von 4%.

Verbraucher (B2C): 4% p.a.

Schuldet dir eine Privatperson Geld, gilt der fixe gesetzliche Verzugszinssatz von 4% p.a. (§ 1333 iVm § 1000 Abs. 1 ABGB). Dieser Satz ist nicht an den Basiszinssatz gekoppelt und ändert sich nicht halbjährlich.

So werden Verzugszinsen berechnet

Die Formel für einfache Verzugszinsen lautet:

Zinsen = offener Betrag x Zinssatz x Tage im Verzug / 365

Beispiel: Offene Rechnung 1.000 EUR, Geschäftskunde, 30 Tage überfällig:

1.000 x 10,73% x 30 / 365 = 8,82 EUR Verzugszinsen

Im selben Fall wären es bei einer Privatperson (4%) nur 3,29 EUR. Unser Mahnung-Generator rechnet das automatisch, sobald du Betrag, Fälligkeitsdatum und Kundentyp eingibst.

Mahngebühr: die 40-Euro-Pauschale (nur B2B)

Gegenüber einem Unternehmer steht dir bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten zu (§ 458 UGB) - unabhängig davon, wie viel Aufwand dir tatsächlich entstanden ist. Diese Pauschale fällt pro Forderung nur einmal an, nicht pro Mahnung. Drei Mahnungen ergeben also nicht 120 Euro, sondern in Summe 40 Euro.

Gegenüber Verbrauchern ist diese Pauschale nicht zulässig. Hier dürfen nur die tatsächlich angefallenen, angemessenen und vorab vereinbarten Mahnspesen verrechnet werden. Gerichte kippen überhöhte Verbraucher-Mahnspesen regelmäßig (§ 6 Abs. 1 Z 15 KSchG). Wer einer Privatperson pauschal 40 Euro verrechnet, riskiert, die Kosten gar nicht durchzusetzen.

Deshalb setzt unser Generator die Mahngebühr nur bei Geschäftskunden automatisch auf 40 Euro, bei Privatkunden auf null (editierbar, falls du konkrete Mahnspesen belegen kannst).

Was muss auf einer Mahnung stehen?

• Absender und Empfänger - deine Daten und die des Schuldners
• Bezug zur Rechnung - Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprüngliche Fälligkeit
• Mahnstufe - Zahlungserinnerung, 1. oder letzte Mahnung
• Offener Betrag und - je nach Stufe - Verzugszinsen und Mahngebühr
• Gesamtbetrag der jetzt offenen Forderung
• Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
• Bankverbindung (IBAN) und Verwendungszweck

So sieht eine vollständige 1. Mahnung aus - mit Rechnungsbezug, Verzugszinsen, Mahngebühr und neuer Zahlungsfrist:

Ein konkretes Zahlungsdatum ("bis spätestens 28.06.2026") wirkt deutlich verbindlicher als vage Formulierungen wie "umgehend" oder "zeitnah".

Häufige Fehler

• Deutsche Regeln anwenden - Der Basiszinssatz-Aufschlag und die Zinssätze unterscheiden sich zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich gelten § 456 UGB und § 1333 ABGB.
• B2C wie B2B behandeln - Gegenüber Privatpersonen 40 Euro Pauschale und 10,73% zu verlangen, ist rechtlich nicht haltbar.
• Zinsen erst ab Mahnung rechnen - Falsch: Zinsen laufen ab Fälligkeit, nicht erst ab der ersten Mahnung.
• Keine Frist setzen - Ohne konkretes neues Zahlungsdatum ist die Mahnung schwächer und schlechter durchsetzbar.

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