Mahnung schreiben in Österreich - Anleitung, Verzugszinsen & Vorlage

Kostenlose Mahnung erstellen

Mit unserem kostenlosen Mahnung-Generator erstellst du in wenigen Minuten eine vollständige Mahnung für Österreich als PDF - inklusive automatisch berechneter Verzugszinsen und Mahngebühr, ohne Anmeldung.

Du wählst einfach aus, ob dein Schuldner ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C) ist - den richtigen Zinssatz und die zulässige Mahngebühr berechnet der Generator automatisch für dich. Viele Vorlagen und Generatoren aus Deutschland rechnen hier mit den BGB-Sätzen, die in Österreich nicht gelten.

Lieber in Word arbeiten? Alle drei Mahnstufen gibt es auch als kostenlose Mahnung Vorlage für Österreich zum Herunterladen - jeweils in einer B2B- und einer B2C-Variante.

Wann darf ich mahnen? Verzug tritt automatisch ein

In Österreich gerät dein Kunde in Verzug, sobald die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist abgelaufen ist - eine Mahnung ist dafür nicht Voraussetzung (§ 1334 ABGB, "dies interpellat pro homine", der Tag mahnt an Stelle des Menschen).

Verzugszinsen laufen damit bereits ab dem ersten Tag nach Fälligkeit, auch wenn du noch keine einzige Mahnung geschickt hast. Steht kein Zahlungstermin auf der Rechnung, ist die Zahlung ohne unnötigen Aufschub nach Leistung bzw. Rechnungseingang fällig, in Verzug kommt der Kunde dann aber erst, wenn du ihn einmahnst (§ 1334 ABGB). Deshalb ist es am besten, auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsziel anzugeben.

Du musst keine bestimmte Anzahl an Mahnungen schreiben, bevor du weitere Schritte setzt. Der übliche 3-stufige Ablauf ist eine praktische Konvention, aber keine gesetzliche Pflicht.

Der 3-stufige Mahnablauf

• Stufe 1 - Zahlungserinnerung: Ein freundlicher Hinweis, dass die Zahlung offen ist, meist ohne Mahngebühr und oft noch ohne ausgewiesene Zinsen. Sie soll höflich an die Rechnung erinnern, mehr nicht.
• Stufe 2 - 1. Mahnung: Bestimmter Ton, konkrete Nachfrist. Ab hier werden üblicherweise Verzugszinsen und im B2B-Bereich die 40-Euro-Pauschale ausgewiesen (zulässig ab Verzugseintritt, § 458 UGB).
• Stufe 3 - Letzte Mahnung: Deutliche Aufforderung mit letzter Frist und Ankündigung von Mahnklage oder Inkasso.

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, folgt typischerweise das gerichtliche Mahnverfahren (Mahnklage) oder die Übergabe an ein Inkassobüro.

Wie hoch sind die Verzugszinsen in Österreich? B2B vs. Verbraucher

Wie hoch die Verzugszinsen sind, hängt davon ab, wer dir Geld schuldet. Das ist der wichtigste Unterschied - und der Grund, warum deutsche Tools in Österreich falsch rechnen. Gemeint ist die Rolle im Geschäft, nicht die Rechtsform. Ein EPU, das bei dir als Unternehmer bestellt, ist B2B; eine Privatperson, die für den eigenen Haushalt kauft, ist Verbraucher (B2C).

Geschäftskunden (B2B): 10,73% p.a.

Bei Geschäften zwischen Unternehmern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz bei verschuldetem Verzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB).

Maßgeblich ist der Basiszinssatz der OeNB am 1. Jänner bzw. 1. Juli, er gilt dann für das ganze Halbjahr (§ 456 UGB). Seit 11. Juni 2025 liegt er unverändert bei 1,53%, also auch per 1. Juli 2026. Daraus ergibt sich:

1,53% (Basiszinssatz) + 9,2 Prozentpunkte = 10,73% p.a. (für das gesamte Jahr 2026)

Ist der Verzug ausnahmsweise nicht vom Schuldner verschuldet, gilt auch im B2B-Bereich nur der Satz von 4%.

Verbraucher (B2C): 4% p.a.

Schuldet dir eine Privatperson Geld, gilt der fixe gesetzliche Verzugszinssatz von 4% p.a. (§ 1333 iVm § 1000 Abs. 1 ABGB). Dieser Satz ist nicht an den Basiszinssatz gekoppelt und ändert sich nicht halbjährlich.

So werden Verzugszinsen berechnet

Die Formel für einfache Verzugszinsen lautet:

Zinsen = offener Betrag x Zinssatz x Tage im Verzug / 365

Beispiel: Offene Rechnung 1.000 EUR, Geschäftskunde, 30 Tage überfällig:

1.000 x 10,73% x 30 / 365 = 8,82 EUR Verzugszinsen

Im selben Fall wären es bei einer Privatperson (4%) nur 3,29 EUR. Unser Mahnung-Generator rechnet das automatisch, sobald du Betrag, Fälligkeitsdatum und Kundentyp eingibst.

Darf ich Mahngebühren verrechnen? Mahnspesen und die 40-Euro-Pauschale

Gegenüber einem Unternehmer steht dir bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten zu (§ 458 UGB) - unabhängig davon, wie viel Aufwand dir tatsächlich entstanden ist. Diese Pauschale fällt pro Forderung nur einmal an, nicht pro Mahnung. Drei Mahnungen ergeben also nicht 120 Euro, sondern in Summe 40 Euro.

Gegenüber Verbrauchern ist diese Pauschale nicht zulässig. Hier dürfen nur die tatsächlich angefallenen, angemessenen und vorab vereinbarten Mahnspesen verrechnet werden. Mahnspesen-Klauseln gegenüber Verbrauchern sind unwirksam, wenn die Beträge nicht in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen (§ 6 Abs. 1 Z 15 KSchG). Wer einer Privatperson pauschal 40 Euro verrechnet, riskiert, die Kosten gar nicht durchzusetzen.

Deshalb setzt unser Generator die Mahngebühr nur bei Geschäftskunden automatisch auf 40 Euro, bei Privatkunden auf null (editierbar, falls du konkrete Mahnspesen belegen kannst).

Was muss auf einer Mahnung stehen?

Gesetzliche Formvorschriften gibt es keine, eine Mahnung ist formfrei. Damit sie wirkt und später vor Gericht nachvollziehbar ist, gehört hinein:

• Absender und Empfänger - deine Daten und die des Schuldners
• Bezug zur Rechnung - Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprüngliche Fälligkeit
• Mahnstufe - Zahlungserinnerung, 1. oder letzte Mahnung
• Offener Betrag und - je nach Stufe - Verzugszinsen und Mahngebühr
• Gesamtbetrag der jetzt offenen Forderung
• Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
• Bankverbindung (IBAN) und Verwendungszweck

So sieht eine vollständige 1. Mahnung aus - mit Rechnungsbezug, Verzugszinsen, Mahngebühr und neuer Zahlungsfrist:

Ein konkretes Zahlungsdatum ("bis spätestens 28.06.2026") wirkt deutlich verbindlicher als vage Formulierungen wie "umgehend" oder "zeitnah".

Häufige Fehler

• Deutsche Regeln anwenden - Der Basiszinssatz-Aufschlag und die Zinssätze unterscheiden sich zwischen Deutschland und Österreich. In Österreich gelten § 456 UGB und § 1333 ABGB.
• B2C wie B2B behandeln - Gegenüber Privatpersonen 40 Euro Pauschale und 10,73% zu verlangen, ist rechtlich nicht haltbar.
• Zinsen erst ab Mahnung rechnen - Zinsen laufen ab Fälligkeit, nicht erst ab der ersten Mahnung.
• Keine Frist setzen - Ohne konkretes neues Zahlungsdatum ist die Mahnung schwächer und schlechter durchsetzbar.

Verwandte Themen

• Lieber eine fertige Word-Vorlage ausfüllen? Siehe Mahnung Vorlage - alle 3 Mahnstufen.
• Baubranche mit ÖNORM-Fristen? Siehe Mahnung schreiben für Bauunternehmer.
• Rechnest du als Freiberufler mit einer Honorarnote ab? Siehe Honorarnote oder Rechnung.