Mahnung Vorlage - alle 3 Mahnstufen
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Kostenlose Word-Vorlagen für Mahnungen in Österreich - alle drei Mahnstufen auf einer Seite: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. (letzte) Mahnung.
Jede Stufe gibt es in zwei Varianten: für Geschäftskunden (B2B) mit Verzugszinsen von 10,73% p.a. (Stand 2. Halbjahr 2026, § 456 UGB) und der 40-Euro-Pauschale für Betreibungskosten (§ 458 UGB), und für Privatkunden (B2C) mit den gesetzlichen Verzugszinsen von 4% p.a. (§ 1333 ABGB) - ohne Pauschale, weil die gegenüber Verbrauchern nicht zulässig ist.
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Read more: Mahnung schreiben in Österreich - Anleitung, Verzugszinsen & Vorlage
Welche Mahnstufe brauche ich?
- Zahlungserinnerung - Die freundliche erste Stufe, üblicherweise 3-7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist. Noch keine Verzugszinsen oder Gebühren ausgewiesen.
- 1. Mahnung - Formelle Zahlungsaufforderung mit konkreter Nachfrist, wenn die Erinnerung nichts gebracht hat. Jetzt werden Verzugszinsen ausgewiesen, bei Geschäftskunden auch die Mahngebühr.
- 2. (letzte) Mahnung - Letzte Frist mit Ankündigung rechtlicher Schritte (gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso).
Wichtig: Der 3-stufige Ablauf ist eine Konvention, keine Pflicht. Verzug tritt in Österreich automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist ein (§ 1334 ABGB) - Verzugszinsen laufen ab Fälligkeit, nicht erst ab der ersten Mahnung.
B2B oder B2C - welche Variante?
| Geschäftskunden (B2B) | Privatkunden (B2C) | |
|---|---|---|
| Verzugszinsen | 10,73% p.a., Stand 2. Halbjahr 2026 (§ 456 UGB: Basiszinssatz 1,53% + 9,2 Prozentpunkte) | 4% p.a. (§ 1333 ABGB) |
| Mahngebühr | 40-Euro-Pauschale (§ 458 UGB), einmal pro Forderung | Keine Pauschale - nur tatsächliche, vorab vereinbarte Mahnspesen |
Die 40-Euro-Pauschale fällt pro Forderung nur einmal an, nicht pro Mahnung - drei Mahnungen ergeben in Summe 40 Euro, nicht 120.
So füllst du die Vorlage aus
- Bezug zur Originalrechnung - Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und ursprüngliche Fälligkeit eintragen.
- Neue Zahlungsfrist setzen - Immer mit konkretem Datum ("bis spätestens 28.07.2026"), nicht "umgehend". Üblich: 10-14 Tage, bei der letzten Mahnung 7-10 Tage.
- Verzugszinsen berechnen - Formel: offener Betrag x Zinssatz x Verzugstage / 365. Die Verzugstage zählen ab der ursprünglichen Fälligkeit. Oder du lässt den Mahnung-Generator rechnen.
- Mahngebühr (nur B2B) - 40 EUR Pauschale gem. § 458 UGB eintragen, falls noch nicht in einer früheren Mahnung verrechnet.
- Bankverbindung angeben - IBAN und Verwendungszweck (Rechnungsnummer) gut sichtbar, damit sofort überwiesen werden kann.
Gut zu wissen
- Fristen, Zinsberechnung und Formulierungen im Detail erklärt unser Leitfaden Mahnung schreiben in Österreich.
- Vorsicht bei Vorlagen aus Deutschland: Dort gelten andere Zinssätze und ein anderer Basiszinssatz-Aufschlag (BGB statt UGB/ABGB).
- Baubranche mit ÖNORM-Fristen? Dafür gibt es eigene Vorlagen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung für Bauunternehmer.
Note: This template is carefully prepared but does not replace individual legal or tax advice. Liability for the accuracy of the content is excluded.
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