Teilrechnung & Schlussrechnung Software für Bau & Handwerk in Österreich

In der Schlussrechnung müssen bereits verrechnete Teilentgelte offen abgezogen werden, und zwar getrennt nach Netto und Umsatzsteuer. Wer stattdessen nur den Bruttobetrag abzieht oder die Teilrechnungen ganz vergisst, weist die USt doppelt aus: einmal in den Teilrechnungen, einmal in der Schlussrechnung. Die Folge steht in § 11 Abs. 12 UStG: Die zu viel ausgewiesene Steuer wird kraft Rechnungslegung zusätzlich geschuldet, bis die Rechnung berichtigt ist. Dein Auftraggeber darf sich die doppelt ausgewiesene Vorsteuer außerdem nicht abziehen. Nachlesen kannst du das bei der WKO (FAQ zur Rechnung im Umsatzsteuerrecht), im Gesetzestext (§ 11 UStG) und bei KPS Steuerberatung.

Genau diesen Fehler nimmt dir facturo ab: Beim Erstellen der Schlussrechnung wählst du die Teilrechnungen des Projekts aus, und facturo setzt jede davon automatisch als eigene Abzugszeile mit Netto und USt aufs PDF und berechnet den Schlussbetrag. Kein Nachrechnen, kein doppelter Steuerausweis.

Eine Teilrechnung rechnet eine bereits erbrachte, wirtschaftlich abgrenzbare Teilleistung ab und ist eine vollwertige Rechnung nach § 11 UStG; in der Praxis heißt sie auch Abschlagsrechnung oder, typisch österreichisch, Akontorechnung. Eine Anzahlungsrechnung fordert dagegen Geld, bevor eine Leistung erbracht wurde - steuerlich ist sie wie eine Anzahlung zu behandeln, die USt-Schuld entsteht erst mit der Vereinnahmung des Geldes. Wurde noch keine abgegrenzte Teilleistung erbracht, ist eine "Teilrechnung" in Wahrheit nur eine Zahlungsaufforderung und genau so zu behandeln; die Details erklärt die Steuerberatung Fidas.

Die Schlussrechnung rechnet am Ende die Gesamtleistung ab, zieht alle Teilrechnungen und Anzahlungen mit Netto und USt wieder ab und weist die Restforderung aus. Den in Deutschland üblichen Begriff "Endrechnung" brauchst du in Österreich nicht - hier heißt das Dokument Schlussrechnung, so wie es auch die ÖNORM B 2110 nennt.

Bei einer Teilleistung entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Monats, in dem die Teilleistung erbracht wurde; stellst du die Rechnung erst später, verschiebt sich der Zeitpunkt um höchstens einen Monat (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG, Sollbesteuerung). Bei einer Anzahlung entsteht die Steuerschuld schon mit der Vereinnahmung des Geldes, egal ob und wann du eine Rechnung stellst. Einnahmen-Ausgaben-Rechner mit Istbesteuerung führen die USt generell erst ab, wenn das Geld tatsächlich eingeht.

Den Gesetzestext findest du auf jusline (§ 19 UStG), eine gut lesbare Aufbereitung bei KPS Steuerberatung.

Dieselben wie jede andere Rechnung: alle Angaben nach § 11 UStG, von Name und Anschrift beider Seiten über Leistungsbezeichnung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag bis zu Ausstellungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer und deiner UID. Ab 10.000 EUR brutto gehört auch die UID des Leistungsempfängers auf die Rechnung; nur für Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto gelten vereinfachte Regeln. Die vollständige Liste führt die WKO: Rechnung richtig ausstellen. facturo setzt diese Pflichtangaben bei jedem Rechnungstyp automatisch.

Bei Bauleistungen geht die Steuerschuld auf den Empfänger über, wenn dieser Unternehmer ist und entweder selbst mit der Erbringung der Bauleistung beauftragt wurde oder üblicherweise Bauleistungen erbringt - der klassische Fall ist der Subunternehmer, der für ein Bauunternehmen arbeitet (§ 19 Abs. 1a UStG). Die Rechnung wird dann ohne USt gestellt, mit dem Vermerk „Übergang der Steuerschuld gem. § 19 Abs. 1a UStG“ und den UID-Nummern beider Unternehmen. Das gilt für jede Teilrechnung und die Schlussrechnung gleichermaßen. Weist du fälschlich doch USt aus, schuldest du sie kraft Rechnungslegung trotzdem (§ 11 Abs. 12 UStG).

Details beim Unternehmensserviceportal (Reverse Charge) und bei der WKO: Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen. Wie du solche Rechnungen in facturo erstellst, zeigt der Guide zur Reverse-Charge-Rechnung in Österreich; facturo setzt den Vermerk automatisch aufs PDF.

Beides sind vertragliche Sicherheitseinbehalte am Bau, keine Vorgaben des Steuerrechts: Sie gelten nur, wenn die ÖNORM B 2110 oder eine eigene Regelung im Werkvertrag vereinbart ist. Der Deckungsrücklass wird von den Teilrechnungen einbehalten und sichert den Auftraggeber gegen Überzahlung ab; üblich sind laut ÖNORM B 2110 5 bis 7 Prozent, maximal 10 Prozent. Der Haftrücklass wird nach der Schlussrechnung für die Dauer der Gewährleistungsfrist einbehalten; der ÖNORM-Standardwert liegt bei 2 Prozent, vereinbart werden in der Praxis oft 3 bis 5 Prozent. Die Schlussrechnung ist laut ÖNORM üblicherweise binnen rund 2 Monaten nach der Übernahme zu legen. Eine gute Übersicht bietet Infina: Haftrücklass.

Gibst du Bauleistungen an einen Subunternehmer weiter, haftest du für dessen Sozialversicherungsbeiträge und lohnabhängige Abgaben bis zu 25 Prozent des gezahlten Werklohns (§ 67a ASVG: 20 Prozent Sozialversicherung plus 5 Prozent lohnabhängige Abgaben). Die Haftung entfällt, wenn der Subunternehmer zum Zahlungszeitpunkt auf der HFU-Liste steht - oder wenn du 25 Prozent des Werklohns direkt an das Dienstleistungszentrum der ÖGK überweist. Details bei der WKO: Auftraggeberhaftung; wie die Abfrage funktioniert und was das für deine Rechnungen heißt, steht im Guide zur HFU-Liste und Auftraggeberhaftung.

facturo ist reine Rechnungssoftware für Betriebe, deren Projekte ohne AVA-Programm auskommen: Angebot stellen, Teilrechnungen schreiben, Schlussrechnung mit automatischem Abzug. Wer Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A 2063 abrechnet oder Aufmaße kalkuliert, braucht dafür eine spezialisierte Bausoftware; die Buchhaltung bleibt wie gewohnt bei deiner Steuerberatung.

Und ehrlich zum Preis: Teil- und Schlussrechnungen sind ein Pro-Feature. Im kostenlosen Tarif schreibst du bis zu 3 normale Rechnungen pro Monat und stellst unbegrenzt Angebote und Kostenvoranschläge.