Was ist eine Privatrechnung?

Eine Privatrechnung ist eine Rechnung, die von einer Privatperson (nicht von einem Unternehmen) ausgestellt wird. Sie wird z.B. beim Verkauf gebrauchter Gegenstände, bei Nachhilfe oder bei gelegentlichen Dienstleistungen verwendet. Anders als bei gewerblichen Rechnungen darf keine Umsatzsteuer (USt) ausgewiesen werden.

Was muss auf einer Privatrechnung stehen?

Die Pflichtangaben des § 11 Abs 1 UStG gelten nur für Unternehmer, nicht für Privatpersonen. Sinnvoll und üblich sind: Name und Adresse des Rechnungsstellers, Name und Adresse des Empfängers, Datum der Rechnung, Beschreibung der Leistung oder Ware, Menge und Einzelpreis sowie Gesamtbetrag. Empfohlen wird zusätzlich ein Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird - andernfalls droht nach § 11 Abs 14 UStG eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung. Diese Sondervorschrift gilt ausdrücklich auch für Nichtunternehmer.

Wie viel darf ich als Privatperson in Österreich steuerfrei verkaufen?

In Österreich sind private Veräußerungsgeschäfte nur dann einkommensteuerpflichtig, wenn zwischen Anschaffung und Verkauf weniger als ein Jahr liegt (Spekulationsfrist nach § 31 EStG). Wer einen Gegenstand länger als ein Jahr besitzt, kann ihn grundsätzlich steuerfrei verkaufen - unabhängig vom Betrag. Innerhalb der Spekulationsfrist gilt eine Freigrenze von 440 Euro pro Jahr: Übersteigt der Gewinn aus solchen Verkäufen diese Grenze, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig (es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag). Eigene Regeln gelten für Grundstücke (Immobilienertragsteuer) und Kryptowährungen.

Bin ich Privatperson oder Kleinunternehmer?

Das sind zwei verschiedene steuerliche Kategorien. Kleinunternehmer ist ein Unternehmer, dessen Umsätze unter der Kleinunternehmergrenze liegen - seit 1.1.2025 sind das 55.000 Euro brutto pro Jahr (mit Toleranzregelung bis 60.500 Euro); diese Umsätze sind nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG umsatzsteuerbefreit. Privatperson sind Sie hingegen, wenn Sie keine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausüben (§ 2 UStG). Ein einmaliger Verkauf eines gebrauchten Gegenstandes macht Sie noch nicht zum Unternehmer; regelmäßiges Verkaufen mit Wiederholungsabsicht hingegen schon. Die Kleinunternehmerregelung ist daher für echte Privatpersonen nicht relevant.

Create Private Invoice - Free & Without Registration

What is a private invoice?

A private invoice (Privatrechnung) is an invoice issued by a private person - not by a business. It is used when you occasionally sell something privately (e.g. used furniture, electronics, a car) or provide a one-off service (e.g. tutoring, babysitting, garden work).

Unlike a commercial invoice, a private invoice must not show VAT (Umsatzsteuer/USt). You also do not need a UID number or a trade license. Our generator automatically includes the recommended "No VAT shown" notice on the PDF.

What must be on a private invoice?

Name and address of the invoice issuer (you)
Name and address of the recipient
Date of the invoice
Description of the goods or services
Quantity and unit price
Total amount

Strictly speaking, there are no legally mandatory items for a private invoice - the catalog of mandatory items in § 11 Abs 1 UStG only applies to businesses. The list above reflects what is customary and civilly sensible. A sequential invoice number is also not required for private persons - only businesses must assign one.

We strongly recommend adding a notice that no VAT is shown (private sale/service). Otherwise, under § 11 Abs 14 UStG, a private person who mistakenly shows a VAT amount on the invoice owes that VAT to the tax office (Steuerschuld kraft Rechnungslegung). Our generator adds this notice automatically.

Private invoice in Austria: tax-free thresholds

In Austria, private sales are only subject to income tax if less than one year passes between purchase and sale (Spekulationsfrist under § 31 EStG). If you hold an item for more than one year, you can sell it tax-free regardless of the amount. Within the one-year period, a tax-free limit of 440 euros per year applies: if the profit from such sales exceeds this limit, the entire profit becomes taxable (it is a threshold, not an allowance). Special rules apply to real estate (Immobilienertragsteuer) and cryptocurrencies.

Important: if you sell goods or provide services regularly with the intent to repeat, this may be considered a commercial activity (Nachhaltigkeit under § 2 UStG). In that case, a trade license (Gewerbeschein) and a proper invoicing solution may be required.

Private person or Kleinunternehmer?

These are two different tax categories that are often confused. A Kleinunternehmer is a business owner whose turnover is below the small-business threshold - since 1 January 2025 this is 55,000 euros gross per year (with a tolerance up to 60,500 euros). Kleinunternehmer remain entrepreneurs but are exempt from VAT under § 6 Abs 1 Z 27 UStG.

You are a private person when you do not pursue a continuous activity to generate income (§ 2 UStG). A single sale of a used item does not make you an entrepreneur; regular sales with the intent to repeat do. The Kleinunternehmer rule is therefore only relevant for entrepreneurs - genuine private individuals do not need it and should not use a Kleinunternehmer notice on their invoice.

Want to dive deeper into the legal rules? Read our complete guide to private invoices in Austria →