UID-Nummer prüfen in Österreich: Stufe 1 vs. Stufe 2 (UID-Bestätigungsverfahren)

UID-Nummer sofort online prüfen

Mit unserem kostenlosen UID-Prüfungs-Tool checkst du jede EU-UID-Nummer ganz einfach über VIES (das offizielle Abfragesystem der EU-Kommission). Bei den meisten Mitgliedstaaten inklusive Firmenname und Adresse, eine Anmeldung ist nicht notwendig. Wenn du dabei deine eigene UID angibst, bekommst du zusätzlich eine Konsultationsnummer als Nachweis des Abfragezeitpunkts.

Wann dir der schnelle Check reicht und wann du die qualifizierte Abfrage über FinanzOnline brauchst, erklärt dieser Beitrag.

Warum du UID-Nummern prüfen musst

Die UID-Nummer deines Kunden brauchst du in vier Situationen:

• Reverse Charge: Stellst du eine Rechnung ohne USt an einen EU-Unternehmer, sind beide UID-Nummern Pflichtangaben. Die gültige UID deines Kunden ist der übliche Nachweis, dass er Unternehmer ist. Ob Reverse Charge gilt, hängt zusätzlich von Leistungsart und Leistungsort ab.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Die Steuerbefreiung setzt voraus, dass der Abnehmer eine gültige UID eines anderen Mitgliedstaats verwendet.
• Vertrauensschutz: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bleibt die Steuerfreiheit erhalten, wenn die Angaben deines Kunden falsch waren und du das trotz kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennen konntest (Art 7 Abs 4 UStG). Voraussetzung dafür ist jedenfalls eine dokumentierte Stufe-2-Abfrage (UStR Rz 4359); die Abfrage allein ersetzt die übrige Sorgfalt nicht.
• Inland: Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 10.000 Euro, ist die UID des Leistungsempfängers auch bei Inlandsrechnungen Pflichtangabe - sofern der Kunde Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht (§ 11 UStG).

ATU-Nummer prüfen: Was ist bei österreichischen UID-Nummern anders?

Die ATU-Nummer ist die österreichische UID, also das Präfix ATU plus acht Stellen, z.B. ATU12345678. Geprüft wird sie wie jede EU-UID über VIES; für Österreich liefert VIES Name und Anschrift des Inhabers zurück, du kannst also auch die UID eines inländischen Kunden direkt abgleichen. Das FinanzOnline-Bestätigungsverfahren ist für UID-Nummern anderer Mitgliedstaaten gedacht. Für Inlandsrechnungen über 10.000 Euro erfragst du die ATU des Kunden und nimmst sie auf die Rechnung.

Eine reine Format- oder Prüfziffernkontrolle (oft "Verprobung" genannt) ist keine Abfrage. Sie erkennt Tippfehler, sagt aber nichts darüber, ob die Nummer vergeben und aktiv ist, und ist kein Beleg.

Was prüft die UID-Abfrage Stufe 1 (einfache Bestätigung)?

Bei der einfachen Bestätigung (Stufe 1) wird lediglich geprüft, ob eine von einem anderen Mitgliedstaat vergebene UID-Nummer gültig ist. Sie sagt nichts darüber aus, ob die UID auch zu dem Unternehmen gehört, mit dem du tatsächlich Geschäfte machst.

Für laufende Geschäftsbeziehungen, bei denen du deinen Kunden kennst, reicht die Stufe-1-Abfrage in der Praxis meist aus.

Was prüft die UID-Abfrage Stufe 2 (qualifizierte Bestätigung)?

Bei der qualifizierten Bestätigung (Stufe 2) wird die Gültigkeit der UID im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift geprüft. Erst diese Abfrage belegt, dass die UID wirklich zu deinem Geschäftspartner gehört.

Empfohlen ist die Stufe-2-Abfrage vor allem:

• bei neuen Geschäftsbeziehungen,
• bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit hohem Volumen,
• immer dann, wenn Zweifel an den Angaben deines Kunden bestehen.

FinanzOnline oder VIES?

Österreichische Unternehmen führen die UID-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durch (seit 1. Juli 2011). Dort stehen beide Stufen zur Verfügung; die Abfrage läuft unter deinem FinanzOnline-Login, du bist als Abfragender also eindeutig identifiziert. Nur wenn die elektronische Abfrage mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar ist, geht eine schriftliche Anfrage beim Finanzamt.

VIES (auch MIAS, Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) ist das EU-weite Abfragesystem für UID-Nummern; auch die FinanzOnline-Abfrage läuft über dieses System. Jeder kann VIES kostenlos abfragen - genau das macht unser UID-Prüfungs-Tool. Gibst du bei der VIES-Abfrage deine eigene UID als Anfragende UID an, vergibt VIES eine Konsultationsnummer: eine eindeutige Referenz, die belegt, dass du eine bestimmte UID zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft hast.

Das heißt auch, dass ein kostenloser Online-Check nur der einfachen Bestätigung entspricht, solange niemand die angezeigten Namens- und Adressdaten mit deinen Kundendaten abgleicht (das gilt auch für unseren). Eine qualifizierte Bestätigung setzt voraus, dass Name und Anschrift mitgeprüft werden - technisch kann das auch VIES, als österreichisches Unternehmen führst du das Bestätigungsverfahren aber über FinanzOnline durch und bewahrst den Ausdruck als Beleg auf. Viele kostenlose UID-Checker verschweigen diesen Unterschied.

Wie funktioniert die UID-Abfrage in FinanzOnline?

1. In FinanzOnline einloggen und den Menüpunkt Eingaben > Anträge > UID-Bestätigung öffnen.
2. Deine eigene UID und die UID deines Geschäftspartners eingeben. Für die Stufe 2 werden Name und Anschrift mitgeprüft.
3. Das Ergebnis mit den Daten vergleichen, die dir vom Kunden vorliegen (Bestellung, Impressum, bisherige Rechnungen).
4. Die Bestätigung ausdrucken oder als PDF speichern und zum Kundenakt legen.

Wie dokumentiere ich die UID-Prüfung (§ 132 BAO)?

Eine Prüfung, die du nicht belegen kannst, hilft dir bei einer Betriebsprüfung wenig. So dokumentierst du richtig:

• FinanzOnline (Stufe 2): Bestätigung ausdrucken oder als PDF speichern. Der Ausdruck gilt als Beleg und ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren (grundsätzlich 7 Jahre).
• VIES: Konsultationsnummer notieren (dafür musst du deine eigene UID bei der Abfrage angeben) und gemeinsam mit Datum und Ergebnis ablegen.
• Bei neuen Kunden: Ergebnis der Stufe-2-Abfrage zum Kundenakt legen, bevor die erste Reverse-Charge-Rechnung oder innergemeinschaftliche Lieferung rausgeht.

Warum ist eine UID ungültig?

Ein negatives Ergebnis heißt nicht automatisch, dass dein Kunde kein Unternehmen ist. Die häufigsten Ursachen:

• Die UID wurde erst kürzlich vergeben und ist in der Datenbank noch nicht erfasst.
• Tippfehler oder Formatfehler - etwa fehlendes Länderpräfix (ATU, DE, ...), Leerzeichen oder Punkte in der Nummer.
• Das Unternehmen hat keine für innergemeinschaftliche Umsätze registrierte UID - manche Mitgliedstaaten vergeben separate nationale Steuernummern, die in VIES nicht aufscheinen.
• Ist die Datenbank des Mitgliedstaats gerade in Wartung, liefert VIES eine Fehlermeldung und kein Ergebnis. Das ist kein "ungültig", also später noch einmal prüfen.

Checkliste: Wann reicht welche Stufe?

In facturo prüfst du die Kunden-UID direkt im Kundenformular per Klick gegen VIES. Bei Reverse-Charge-Rechnungen setzt facturo den Pflichttext automatisch. Kostenlos ausprobieren.