UID-Nummer prüfen: Stufe 1 vs. Stufe 2 (Bestätigungsverfahren)

UID-Nummer sofort online prüfen

Mit unserem kostenlosen UID-Prüfungs-Tool checkst du jede EU-UID-Nummer in Sekunden gegen VIES, das offizielle Abfragesystem der EU-Kommission - bei den meisten Mitgliedstaaten inklusive Firmenname und Adresse, ohne Anmeldung. Gibst du dabei deine eigene UID an, bekommst du zusätzlich eine Konsultationsnummer als Nachweis des Abfragezeitpunkts.

Wann dir dieser schnelle Check reicht und wann du die qualifizierte Abfrage über FinanzOnline brauchst, erklärt dieser Beitrag.

Warum du UID-Nummern prüfen musst

Die UID-Nummer deines Kunden ist mehr als eine Formalität auf der Rechnung:

• Reverse Charge: Stellst du eine Rechnung ohne USt an einen EU-Unternehmer, sind beide UID-Nummern Pflichtangaben. Die gültige UID deines Kunden ist der übliche Nachweis, dass er Unternehmer ist und der Übergang der Steuerschuld anwendbar ist.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Die Steuerbefreiung setzt voraus, dass der Abnehmer eine gültige UID eines anderen Mitgliedstaats verwendet.
• Vertrauensschutz: Hast du die UID ordnungsgemäß geprüft und dokumentiert, kannst du dich in der Regel auf den Vertrauensschutz stützen, wenn sich später herausstellt, dass mit der UID deines Kunden etwas nicht stimmte.
• Inland: Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 10.000 Euro, ist die UID des Leistungsempfängers auch bei Inlandsrechnungen Pflichtangabe - sofern der Kunde Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht (§ 11 UStG).

Stufe 1: die einfache Bestätigung

Bei der einfachen Bestätigung (Stufe 1) wird lediglich geprüft, ob eine von einem anderen Mitgliedstaat vergebene UID-Nummer gültig ist. Sie sagt nichts darüber aus, ob die UID auch zu dem Unternehmen gehört, mit dem du tatsächlich Geschäfte machst.

Für laufende Geschäftsbeziehungen, bei denen du deinen Kunden kennst, reicht die Stufe-1-Abfrage in der Praxis meist aus.

Stufe 2: die qualifizierte Bestätigung

Bei der qualifizierten Bestätigung (Stufe 2) wird die Gültigkeit der UID im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift geprüft. Erst diese Abfrage belegt, dass die UID wirklich zu deinem Geschäftspartner gehört.

Empfohlen ist die Stufe-2-Abfrage vor allem:

• bei neuen Geschäftsbeziehungen,
• bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit hohem Volumen,
• immer dann, wenn Zweifel an den Angaben deines Kunden bestehen.

FinanzOnline oder VIES?

Österreichische Unternehmen führen die UID-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durch (seit 1. Juli 2011). Dort stehen beide Stufen zur Verfügung; die Abfrage läuft unter deinem FinanzOnline-Login, du bist als Abfragender also eindeutig identifiziert.

VIES (auch MIAS, Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) ist das EU-weite Abfragesystem für UID-Nummern; auch die FinanzOnline-Abfrage läuft über dieses System. Jeder kann VIES kostenlos abfragen - genau das macht unser UID-Prüfungs-Tool. Gibst du bei der VIES-Abfrage deine eigene UID als Anfragende UID an, vergibt VIES eine Konsultationsnummer: eine eindeutige Referenz, die belegt, dass du eine bestimmte UID zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft hast.

Ehrlich gesagt heißt das auch: Ein kostenloser Online-Check ohne Namens- und Adressabgleich (auch unserer) entspricht der einfachen Bestätigung. Eine qualifizierte Bestätigung setzt voraus, dass Name und Anschrift mitgeprüft werden - technisch kann das auch VIES, als österreichisches Unternehmen führst du das Bestätigungsverfahren aber über FinanzOnline durch und bewahrst den Ausdruck als Beleg auf. Viele kostenlose UID-Checker verschweigen diesen Unterschied.

Die Prüfung dokumentieren (§ 132 BAO)

Eine Prüfung, die du nicht belegen kannst, hilft dir bei einer Betriebsprüfung wenig. So dokumentierst du richtig:

• FinanzOnline (Stufe 2): Bestätigung ausdrucken oder als PDF speichern. Der Ausdruck gilt als Beleg und ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren (grundsätzlich 7 Jahre).
• VIES: Konsultationsnummer notieren (dafür musst du deine eigene UID bei der Abfrage angeben) und gemeinsam mit Datum und Ergebnis ablegen.
• Bei neuen Kunden: Ergebnis der Stufe-2-Abfrage zum Kundenakt legen, bevor die erste Reverse-Charge-Rechnung oder innergemeinschaftliche Lieferung rausgeht.

Warum ist eine UID ungültig?

Ein negatives Ergebnis heißt nicht automatisch, dass dein Kunde kein Unternehmen ist. Die häufigsten Ursachen:

• Die UID wurde erst kürzlich vergeben und ist in der Datenbank noch nicht erfasst.
• Tippfehler oder Formatfehler - etwa fehlendes Länderpräfix (ATU, DE, ...), Leerzeichen oder Punkte in der Nummer.
• Das Unternehmen hat keine für innergemeinschaftliche Umsätze registrierte UID - manche Mitgliedstaaten vergeben separate nationale Steuernummern, die in VIES nicht aufscheinen.
• Die Datenbank des Mitgliedstaats ist gerade in Wartung - VIES hat regelmäßige länderspezifische Wartungsfenster. Dann später noch einmal prüfen.

Checkliste: Wann reicht welche Stufe?

• Neuer EU-Kunde, erste Rechnung ohne USt: Stufe-2-Abfrage über FinanzOnline, Ausdruck aufbewahren.
• Bestehender Kunde, laufende Rechnungen: regelmäßiger Gültigkeits-Check (Stufe 1) genügt, z.B. mit unserem kostenlosen UID-Tool.
• Zweifel an den Angaben (neue Bankverbindung, andere Adresse, ungewöhnliche Bestellung): erneute Stufe-2-Abfrage.
• Inlandsrechnung über 10.000 Euro: UID des Kunden erfragen und auf die Rechnung nehmen; ein Gültigkeits-Check schadet nicht.

Mit facturo hast du die UID-Prüfung direkt im Kundenformular: Kunden-UID eintragen, per Klick gegen VIES prüfen, fertig. Bei Reverse-Charge-Rechnungen setzt facturo den Pflichttext automatisch. Kostenlos ausprobieren.