Auftragsbestätigung

So füllst du die Auftragsbestätigung aus

1. Firmendaten eintragen - Firmenname mit Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen sind das Pflichtangaben auf jedem Geschäftspapier (§ 14 UGB), also auch auf der Auftragsbestätigung. Nicht eingetragene Gewerbetreibende nennen Name und Standort (§ 63 GewO). Die UID-Nummer ist hier freiwillig, auf der späteren Rechnung aber Pflicht.
2. AB-Nummer und Bezug - Fortlaufende Nummer vergeben und das Angebot nennen, auf das sich die Bestätigung bezieht (Nummer und Datum). Facturo verwendet das Format AB-YYYY-NNNN.
3. Kunde und Bauvorhaben - Name und Anschrift des Auftraggebers, dazu Projektbezeichnung und Baustellenadresse.
4. Positionen übernehmen - Die Positionen kommen unverändert aus dem Angebot. Hat der Kunde nur einen Teil beauftragt oder wurde nachverhandelt, trägst du genau das ein, was tatsächlich beauftragt ist.
5. Ausführung und Zahlung - Baubeginn und Fertigstellung (Datum oder Kalenderwochen), Zahlungsplan (z. B. 30 % Anzahlung, Teilrechnungen nach Baufortschritt, Schlussrechnung nach Abnahme) und Zahlungsziel. Wenn ÖNORM B 2110 gilt, hier vermerken.
6. Ausschlüsse festhalten - Was nicht enthalten ist (Material bauseits, Entsorgung, Strom- und Wasseranschluss), steht hier. Das erspart später Streit über Nachträge.
7. Gegenbestätigung anfordern - Bei größeren Aufträgen oder Abweichungen vom Angebot den Kunden unterschreiben und eine Kopie zurückschicken lassen.

Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung

• Angebot - Du bietest eine Leistung zu einem Preis an. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag geschlossen (§ 861 ABGB).
• Auftragsbestätigung - Du bestätigst dem Kunden schriftlich, dass du den Auftrag angenommen hast und zu welchen Bedingungen. Sie schafft keinen neuen Vertrag, sondern dokumentiert den bestehenden.
• Rechnung - Nach erbrachter Leistung stellst du die Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG. Bei längeren Projekten vorher Teilrechnungen, am Ende die Schlussrechnung.

Brauchst du eine Auftragsbestätigung?

Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Der Vertrag entsteht schon mit der Annahme des Angebots, auch mündlich oder per Kurznachricht. Sinnvoll ist die Auftragsbestätigung trotzdem, sobald der Auftrag nicht wörtlich dem Angebot entspricht oder mündlich erteilt wurde. Sie hält Umfang, Preis und Termine an einer Stelle fest, und im Streitfall zählt, was beide schriftlich haben.

Wichtig: Weicht deine Auftragsbestätigung vom Angebot ab (andere Menge, anderer Preis, anderer Termin), ist das rechtlich ein neues Angebot, das der Kunde erst annehmen muss. Schweigen des Kunden gilt in Österreich grundsätzlich nicht als Zustimmung. Genau dafür ist die Gegenbestätigung in der Vorlage da.

Gut zu wissen

• Die Auftragsbestätigung ist keine Rechnung. Sie löst keine USt-Schuld aus und bekommt keine Nummer aus dem Rechnungskreis. Die Auftragssumme mit USt anzugeben ist trotzdem üblich, damit der Kunde den Gesamtbetrag kennt.
• Bei Reverse Charge zwischen Baufirmen (§ 19 Abs. 1a UStG) weist du auch in der Auftragsbestätigung keine USt aus, sondern vermerkst die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Wie du das Angebot davor sauber aufsetzt, steht im Leitfaden Angebot schreiben als Bauunternehmer. Die passende Vorlage dazu ist Angebot und Kostenvoranschlag.