Mandantenfähige Rechnungssoftware: mehrere Mandanten, ein Login

Was bedeutet "mandantenfähig"?

"Mandantenfähig" (auch mehrmandantenfähig oder mandantentauglich) heißt: Eine Software kann mehrere voneinander getrennte Auftraggeber - die sogenannten Mandanten - in einem einzigen System verwalten, ohne dass sich deren Daten vermischen. Dabei braucht nicht jeder Mandant einen eigenen Zugang: Ein Bearbeiter verwaltet alle Mandanten aus einem einzigen Login - und jeder Mandant bleibt trotzdem ein abgeschlossener Bereich mit eigenen Kunden, Produkten, Rechnungen und Stammdaten.

Der Begriff kommt aus der IT und der Buchhaltung. Das klassische Beispiel: Ein Buchhalter übernimmt die Fakturierung für mehrere Klienten - und jeder Klient ist ein eigener Mandant mit eigenem Firmennamen, eigener UID und eigener laufender Rechnungsnummer.

Technisch unterscheidet man dabei zwei Arten von Daten:

• Mandantenabhängige Daten gehören zu genau einem Mandanten: Firmenstammdaten, Logo, Bankverbindung, Kundenliste, Rechnungen und Rechnungsnummern.
• Mandantenübergreifende Daten gelten für alle gleich und werden nur einmal gepflegt: zum Beispiel Steuersätze, Währungen oder die Bedienoberfläche selbst.

Das Herzstück ist genau diese Kombination: Du betreust alle Mandanten zentral, aber ihre Daten bleiben strikt getrennt - kein Kunde, kein Dokument und keine Rechnungsnummer landet beim falschen Mandanten.

Für wen ist eine mandantenfähige Rechnungssoftware sinnvoll?

Mandantenfähigkeit lohnt sich für alle, die für mehr als ein Unternehmen Rechnungen schreiben:

• Selbständige Buchhalter und Bilanzbuchhalter, die im Auftrag ihrer Klienten fakturieren. In Österreich ist dieser Beruf im Bilanzbuchhaltungsgesetz (BiBuG) geregelt und über die WKO organisiert - die laufende Fakturierung für Klienten ist dabei eine häufige Aufgabe.
• Kleine Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros, die für ihre Mandanten Ausgangsrechnungen erstellen und versenden.
• Unternehmer mit mehreren Firmen - etwa mehrere Gewerbe, eine Holding mit Tochtergesellschaften oder mehrere Marken unter einem Dach.
• Agenturen, Hausverwaltungen und Vereine, die regelmäßig im Namen Dritter abrechnen.

Allen gemeinsam ist dasselbe Problem: Mit einer gewöhnlichen Rechnungssoftware bräuchte man pro Firma ein eigenes Konto - und müsste sich ständig aus- und wieder einloggen. Genau das löst Mandantenfähigkeit.

Mandantenfähigkeit ist nicht dasselbe wie ein Team-Zugang

Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt - sie lösen aber unterschiedliche Probleme.

Ein Team-Zugang ist für ein einzelnes Unternehmen gedacht, in dem mehrere Mitarbeiter gemeinsam auf dieselben Kunden, Produkte und Daten zugreifen - typischerweise eine Firma mit mehreren Angestellten.

Mandantenfähigkeit ist das Gegenteil: ein Bearbeiter betreut mehrere komplett getrennte Mandanten, deren Daten pro Mandant getrennt bleiben - typischerweise ein Buchhalter mit mehreren Klienten. Wer im Auftrag mehrerer Firmen Rechnungen schreibt, braucht also Mandantenfähigkeit - kein Team.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Nicht jede Software, die mit "mehreren Firmen" wirbt, ist wirklich sauber mandantenfähig. Diese Punkte solltest du prüfen:

• Echte Datentrennung - jeder Mandant sieht nur seine eigenen Daten, ohne Vermischung.
• Eigener Briefkopf pro Mandant - eigenes Logo, eigene Firmenstammdaten, eigene UID und IBAN auf jedem Dokument.
• Getrennte Rechnungsnummern - jeder Mandant braucht eigene, fortlaufende und lückenlose Rechnungsnummern. Das ist in Österreich eine Pflichtangabe nach § 11 UStG. Eine gemeinsame Nummerierung über mehrere Firmen hinweg ist ein Fehler. Mehr dazu in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.
• Schnelles Wechseln zwischen Mandanten - ohne erneuten Login.
• Österreichische Vorgaben - USt, Reverse Charge für Bauleistungen, Kleinunternehmerregelung und ein korrektes Rechnungslayout.

facturo als mandantenfähige Rechnungssoftware

facturo ist eine österreichische Software für Rechnungen, Angebote und Mahnungen - schnell, übersichtlich und auf das Wesentliche konzentriert. Mit dem Kanzlei-Tarif wird facturo mandantenfähig, und du verwaltest mehrere Mandanten aus einem einzigen Login.

• Ein Login, mehrere Mandanten: Über den Mandanten-Umschalter wechselst du mit einem Klick zwischen deinen Mandanten - ganz ohne Aus- und Einloggen.
• Jeder Mandant ist eigenständig: eigener Firmenname, eigenes Logo, eigene UID und IBAN, eigene Kunden- und Produktlisten und eine eigene laufende Rechnungsnummer. Die Daten sind strikt getrennt.
• Im Namen des Mandanten versenden: Verschickst du eine Rechnung für einen Mandanten per E-Mail, kann der Mandant als Absender erscheinen - mit dem Hinweis, dass du sie in seinem Auftrag versendet hast. Antworten der Kunden landen bei dir als Bearbeiter.
• Alles bleibt zuordenbar: Jede Rechnung, jedes Angebot und jede Mahnung ist eindeutig einem Mandanten zugeordnet.
• Speziell für Österreich: Pflichtangaben nach § 11 UStG, Reverse Charge, Kleinunternehmerregelung, EPC-QR-Code zum Bezahlen per Scan und ein Layout nach ÖNORM A 1080 - für jeden Mandanten.
• Ein Abo, beliebig viele Mandanten: transparente Abrechnung, Preis auf Anfrage.

Tipp: Der Kanzlei-Tarif mit Mandantenverwaltung ist auf Anfrage erhältlich - schreib uns kurz, dann richten wir dein Konto ein. Du willst facturo vorher in Ruhe ausprobieren? Teste es kostenlos - bis zu 3 Rechnungen pro Monat bleiben gratis, ganz ohne Kreditkarte.

So legst du einen neuen Mandanten an

1. Im Kanzlei-Konto den Bereich Mandanten öffnen.
2. Auf Neuer Mandant klicken und den Firmennamen eingeben.
3. Stammdaten ergänzen: Adresse, UID, IBAN und Logo des Mandanten.
4. Rechnungen, Angebote und Mahnungen für diesen Mandanten erstellen.

Über den Umschalter wechselst du jederzeit zum nächsten Mandanten - dein Überblick über alle Mandanten bleibt dabei erhalten.