Kann ChatGPT eine Rechnung schreiben? Was funktioniert und was fehlt

Kann ChatGPT eine Rechnung schreiben?

Ja. Das geht auch recht einfach, du beschreibst die Leistungen im Chat, ChatGPT formuliert die Texte, listet die Positionen und die Preise und erstellt auf Wunsch gleich auch eine fertige PDF zum Download, mit Limits sogar im Gratis-Konto. Für eine einmalige Privatrechnung reicht das oft.

Die PDF ist aber der leichte Teil. Eine Rechnung ist ein Steuerdokument mit strikten Vorgaben. Ob die Angaben stimmen, prüft ChatGPT nicht zwingend, und genau dort liegen die Probleme.

Ist eine Rechnung aus ChatGPT gültig?

Solange alle Pflichtangaben korrekt angeführt sind, ja. Für die Gültigkeit zählt der Inhalt, nicht, wer den Text geschrieben hat. Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 11 UStG:

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Menge und Bezeichnung der Leistung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
• deine UID-Nummer; ab 10.000 Euro Gesamtbetrag auch die UID des Kunden
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum

Die eigentliche Frage ist also nicht, ob ChatGPT eine gültige Rechnung schreiben darf, sondern ob es diese Angaben verlässlich und richtig setzt. Genau bei diesem Punkt kann es zu Problemen kommen.

Was ChatGPT gut kann

Beim Formulieren ist ChatGPT stark. Eine saubere Leistungsbeschreibung („Demontage und Entsorgung der Altanlage“ statt „alte Heizung raus“), ein höflicher Zahlungshinweis, eine englische Fassung für den Kunden im Ausland - das erledigt die KI ganz einfach für dich. Auch den grundsätzlichen Aufbau einer Rechnung kennt es und erinnert dich an Angaben, die auf deinem Entwurf fehlen. Und die fertige PDF sieht meistens ordentlich aus, wenn auch nicht immer professionell.

Wo die Fehler passieren

Die Rechnungsnummer. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht. ChatGPT führt aber keine Liste der Rechnungen, die du erstellt hast. Auch die Memory-Funktion ist laut OpenAI eine Zusammenfassung vergangener Chats, die nicht zwingend alle Informationen behält. Wenn man nicht aufpasst, erfindet es also schnell einmal eine Rechnungsnummer, die so gar nicht stimmt. Man kann das umgehen, indem man bei jeder neuen Rechnung bzw. jedem Chat die letzte Rechnungsnummer mitgibt. Im Alltag, bei mehreren Rechnungen und verschiedenen Rechnungsarten, wird das aber schnell umständlich und fehleranfällig.

Deutsches statt österreichisches Recht. Die deutschsprachigen Trainingsdaten, mit denen die LLMs hinter ChatGPT, Claude, Gemini und Co trainiert wurden, kommen überwiegend aus Deutschland. Typische Unterschiede zwischen österreichischen und deutschen Rechnungen, die die LLMs oft nicht beachten: „USt-IdNr.“ statt UID-Nummer, die deutsche Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG statt § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994, deutsche Steuersätze. Auf den ersten Blick scheinen die Rechnungen, die man herausbekommt, korrekt, oft sind sie es aber nicht.

Das Rechnen. ChatGPT rechnet vieles inzwischen mit Python nach, das ist aber nicht immer garantiert. Ein falscher Bruttobetrag sieht genauso überzeugend aus wie ein richtiger und kann im Alltag leicht übersehen werden. OpenAI schreibt selbst, dass man sich auf den Output nicht als alleinige Quelle verlassen soll. Nachrechnen müsstest du jedes Mal, um auf Nummer sicher zu gehen.

Die Kundendaten. Mit Memory und Projekten merkt sich ChatGPT inzwischen Namen, Adressen und Preise. Das ist aber keine Datenbank, also keine verlässliche, dauerhafte Speicherung. OpenAI beschreibt das „Erinnerungssystem“ ausdrücklich als Zusammenfassung, die Details weglassen kann. Dazu kommt der Datenschutz, denn Namen und Adressen deiner Kunden sind personenbezogene Daten, und in der Standardeinstellung kann ChatGPT Eingaben für das Training verwenden.

Das Layout. Eine fixe Vorlage gibt es nicht. Das heißt, ChatGPT baut das Dokument bei jeder Rechnung neu, somit sehen deine Rechnungen jedes Mal ein bisschen anders aus. An Konventionen wie ein Adressfeld, das im Fensterkuvert an der richtigen Stelle sitzt, hält es sich nicht zwingend, und dein Firmenlogo bzw. Briefpapier fehlen, außer du lieferst sie jedes Mal mit. Das ist nicht nur ein weiterer anstrengender Schritt, es kann auch unprofessionell wirken.

Zum Vergleich haben wir die gleiche Rechnung mit dem gleichen Prompt erstellt, einmal mit Facturo AI und einmal mit ChatGPT:

Was danach noch zu tun bleibt

Auch wenn der Entwurf passt, bleibt die Handarbeit. Du schaust die letzte Rechnungsnummer nach, kontrollierst die Kundendaten, rechnest die Beträge nach und legst die fertige PDF geordnet ab - Rechnungen sind grundsätzlich 7 Jahre aufzubewahren, und ein Chatverlauf ist kein sicherer Speicherort. Diese Schritte fallen bei jeder Rechnung wieder an. Deshalb ist ChatGPT für die einmalige Rechnung brauchbar und für laufendes Fakturieren eher mühsam und ungeeignet.

Wann sich ein verbundenes Rechnungsprogramm auszahlt

Schreibst du regelmäßig Rechnungen, summieren sich Nachschauen, Nachrechnen und Ablegen schnell auf mehr Zeit, als dir der Entwurf spart. Genau dafür gibt es Facturo AI. Die Bedienung ist ähnlich wie bei ChatGPT, du beschreibst die Rechnung im Chat, als Text, Sprachnachricht oder Foto. Der Chat ist aber mit deinem Facturo-Konto verbunden. Die fortlaufende Rechnungsnummer, deine Kunden und deine Preise kommen aus deinem Facturo-Konto. Umsatzsteuer, Rabatte und Summen berechnet das Programm, nicht die KI. Die Rechnung selbst kommt aus einer fixen Vorlage nach DIN 5008, mit deinem Logo und dem Adressfeld an der richtigen Stelle fürs Fensterkuvert. Du prüfst die Vorschau, bestätigst, und die fertige PDF kommt im Chat zurück und liegt zugleich im Konto.

Wie das im Detail funktioniert, steht auf der Seite Rechnung mit KI erstellen.

Tipp: Mit facturo erstellst du Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG - im Web-Rechnungsprogramm oder mit Facturo AI direkt im WhatsApp-Chat. Kostenlos ausprobieren.